Abschreibungen: So setzen Sie Ihre Investitionen Jahr für Jahr richtig ab

Der Kauf eines Computers oder eines Lieferwagens, aber auch die Renovierung der Geschäftsräume, lässt sich steuerlich nicht auf einen Schlag absetzen: Die Finanzbehörde schreibt vor, die Kosten über mehrere Jahre zu verteilen – über die sogenannte Abschreibung. Genau hier passieren vielen Selbstständigen und kleinen Unternehmen Fehler, sei es, weil sie die gesetzlich vorgegebenen Prozentsätze nicht kennen, sei es, weil sie nicht wissen, dass es völlig legale Möglichkeiten gibt, den Steuerabzug zu beschleunigen. Dieser Leitfaden erklärt, was Abschreibung bedeutet, wie man sie anhand der amtlichen Tabelle berechnet, welche Vorteile kleine und mittlere Unternehmen genießen und welche Fehler in der Buchhaltung am häufigsten vorkommen.

Was Abschreiben bedeutet und wie man sie anhand der amtlichen Tabelle berechnet

Abschreiben bedeutet, Jahr für Jahr den Wertverlust eines Wirtschaftsguts abzubilden, das über mehrere Geschäftsjahre in der Tätigkeit genutzt wird: Maschinen, Mobiliar, IT-Ausstattung, Fahrzeuge, Anlagen oder auch die eigenen Geschäftsräume, sofern sie im Eigentum stehen. Nicht abgeschrieben werden Grundstücke, da sie durch Nutzung nicht an Wert verlieren, ebenso wenig Güter, die innerhalb eines einzigen Geschäftsjahres verbraucht werden – diese werden direkt als Aufwand gebucht.

Die Vorschriften zur Körperschaftsteuer und zur Einkommensteuer (für Selbstständige mit direkter Gewinnermittlung) enthalten eine amtliche Abschreibungstabelle mit einem maximalen linearen Koeffizienten und einer Höchstdauer für jede Art von Wirtschaftsgut. IT-Ausstattung wird beispielsweise meist mit rund 25 % pro Jahr abgeschrieben (4 Jahre), während Mobiliar oder Anlagen niedrigere Sätze und längere Zeiträume haben und Industriegebäude über mehrere Jahrzehnte hinweg deutlich langsamer abgeschrieben werden. Innerhalb dieses Rahmens – zwischen dem maximalen Koeffizienten und der Höchstdauer – kann der Steuerpflichtige das für ihn passende Tempo wählen, solange es angemessen und über die Zeit konsistent angewendet wird.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Eine Maschine im Wert von 12.000 Euro mit einem jährlichen Koeffizienten von 12 % ergibt eine Abschreibung von 1.440 Euro pro Jahr, die als Betriebsausgabe bei der Körperschaftsteuer oder beim Gewinn aus wirtschaftlicher Tätigkeit in der Einkommensteuer abgezogen wird. Wird das Wirtschaftsgut mitten im Jahr angeschafft, wird die Abschreibung im ersten Jahr üblicherweise anteilig nach der tatsächlichen Nutzungsdauer in Tagen oder Monaten berechnet, statt den vollen Jahresbetrag anzusetzen.

Sofortabschreibung: der Vorteil für kleine und mittlere Unternehmen

Unternehmen mit geringem Umsatz (die die gesetzlich festgelegte Umsatzschwelle für diese Einstufung nicht überschreiten) profitieren von zusätzlichen Steueranreizen, darunter Formen der Sofortabschreibung oder beschleunigten Abschreibung für bestimmte Investitionen in neues Sachanlagevermögen, häufig geknüpft an den Erhalt oder die Schaffung von Arbeitsplätzen. In der Praxis lassen sich die Anschaffungskosten dadurch schneller absetzen als nach der regulären Tabelle – die Steuerersparnis wird auf die ersten Jahre vorgezogen, statt sie über die gesamte Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts zu verteilen.

Das bedeutet aber nicht, dass man abschreiben kann, „wie man will“: Anforderungen an die Belegschaft, Art der Investition und quantitative Grenzen unterscheiden sich je nach anwendbarer Regelung. Vor der Anwendung sollte daher jeder Fall einzeln geprüft werden, denn eine falsche Anwendung kann zu einer Berichtigung durch die Finanzbehörde samt Zuschlägen und Zinsen führen.

Typische Fehler, die sich in die Buchhaltung einschleichen

In der täglichen Praxis wiederholen sich die Abweichungen zwischen der Anlagenkartei und dem, was die Buchhaltung tatsächlich zeigt, meist auf die gleiche Weise:

Ein Wirtschaftsgut wird weiter abgeschrieben, obwohl es bereits verkauft oder ausgebucht wurde, weil niemand die Anlagenkartei aktualisiert hat. Es wird ein anderer Koeffizient als im Vorjahr angewendet, ohne dies zu begründen, wodurch die Berechnung ihre Konsistenz verliert. Die kumulierte Abschreibung wird nicht auf dem entsprechenden Konto erfasst, sondern nur als Aufwandsbuchung belassen, sodass die Bilanz den tatsächlichen Nettowert des Vermögensgegenstands nicht widerspiegelt. Grundstücke oder nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden abgeschrieben. Und vor allem: Die amtliche Abschreibungstabelle wird nicht jedes Jahr mit dem tatsächlich Verbuchten abgeglichen – etwas, das sich nur durch eine geordnete Prüfung des Anlagevermögens aufdeckt, sei es von Hand oder mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware.

Bei Zythos Business prüfen wir das Anlagevermögen unserer Mandanten regelmäßig, um sicherzustellen, dass jedes Wirtschaftsgut seine korrekte Kartei, den richtigen Koeffizienten und die passende Buchung hat, und um die Abschreibungsvorteile, auf die das Unternehmen Anspruch hat, voll auszuschöpfen, ohne unnötige Risiken gegenüber der Finanzbehörde einzugehen. Wer seine Buchhaltung selbst führt und sich nicht sicher ist, ob die Abschreibungen stimmen, sollte das lieber jetzt prüfen – bevor es die Steuerbehörde übernimmt.