Ihren ersten Mitarbeiter in Spanien einstellen: Was ausländische Unternehmer wissen müssen

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist für jedes Unternehmen ein Meilenstein. In Spanien ist es zugleich der Moment, in dem Ihr Unternehmen nicht mehr nur Steuerpflichtiger ist, sondern zum Arbeitgeber wird – mit eigenen Pflichten gegenüber der Sozialversicherung, der Steuerbehörde und dem Arbeitnehmer. Die Regeln sind nicht kompliziert, sobald man sie kennt, unterscheiden sich aber von denen vieler anderer Länder. Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen von Grund auf.

Die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters: mehr als das Gehalt

Die erste Überraschung für die meisten ausländischen Unternehmer: Das im Vertrag vereinbarte Bruttogehalt entspricht nicht dem, was der Mitarbeiter Sie tatsächlich kostet. Hinzu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Seguridad Social), dem öffentlichen System, das Renten, Arbeitslosengeld, Krankengeld und die Gesundheitsversorgung der Arbeitnehmer finanziert. Der Arbeitgeberbeitrag macht einen erheblichen Prozentsatz des Bruttogehalts aus; die genauen Sätze hängen von der Vertragsart, der Berufsgruppe und den im jeweiligen Jahr geltenden Beitragsregeln ab, die regelmäßig angepasst werden. Als grobe Orientierung gilt: Kalkulieren Sie auf das Bruttogehalt einen spürbaren Zuschlag ein, statt Gehalt und Kosten gleichzusetzen.

Weitere Posten gehören ebenfalls in Ihre Kalkulation: der Anspruch auf bezahlten Urlaub (30 Kalendertage pro Jahr sind der übliche gesetzliche Mindestanspruch), die zusätzlichen Monatszahlungen, die viele Verträge vorsehen (spanische Gehälter werden häufig in 12 oder 14 Raten gezahlt), eine mögliche Abfindung bei Vertragsende sowie der Tarifvertrag (convenio colectivo). Dabei handelt es sich um eine branchenweite Vereinbarung, die Mindestgehälter, Arbeitszeiten und Zusatzleistungen für Ihre Branche und Provinz festlegen kann. Er ist verbindlich, auch wenn Ihr Vertrag ihn nicht erwähnt – prüfen Sie daher immer, welcher Tarifvertrag gilt, bevor Sie ein Gehalt anbieten.

Anmeldung als Arbeitgeber und Abschluss des Vertrags

Vor der Einstellung muss Ihr Unternehmen bei der TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social) registriert sein, der Stelle, die die Anmeldung zur Sozialversicherung und die Beiträge verwaltet. In der Praxis bedeutet das: Sie beantragen eine Beitragskontonummer als Arbeitgeber und melden den Arbeitnehmer an (alta), und zwar bevor er die Arbeit aufnimmt. Eine verspätete Anmeldung gehört zu den häufigsten und am strengsten sanktionierten Fehlern – die Reihenfolge ist daher entscheidend: zuerst Vertrag und Anmeldung, danach der erste Arbeitstag. Die Anmeldungen erfolgen in der Regel online über das elektronische System der Sozialversicherung mit einem digitalen Zertifikat oder einer gleichwertigen elektronischen Identifikation.

Der Arbeitnehmer benötigt eine spanische NIE (Número de Identidad de Extranjero), die Steuer- und Identifikationsnummer für Ausländer, bzw. einen DNI, wenn er Spanier ist, sowie eine Sozialversicherungsnummer. Ist der Arbeitnehmer kein EU-Bürger, braucht er außerdem die entsprechende Arbeitserlaubnis, die Sie vor der Einstellung überprüfen sollten.

Das spanische Recht bevorzugt unbefristete Verträge. Befristete Verträge sind inzwischen auf bestimmte, begründete Situationen beschränkt, etwa einen tatsächlichen vorübergehenden Produktionsbedarf oder die Vertretung eines abwesenden Mitarbeiters; Sie können also nicht einfach aus Bequemlichkeit einen kurzen Vertrag wählen. Eine Probezeit (periodo de prueba) ist zulässig, ihre Höchstdauer wird durch Gesetz und Tarifvertrag bestimmt. Verträge sollten schriftlich abgefasst sein, die Tätigkeitsgruppe, die Arbeitszeit und das Gehalt angeben und dem geltenden Tarifvertrag entsprechen. Die Vertragsdaten werden zudem dem öffentlichen Arbeitsvermittlungsdienst gemeldet.

Lohnabrechnung, Modelo 111 und wer sich darum kümmern sollte

Jeden Monat stellen Sie eine Gehaltsabrechnung (nómina) aus, die Bruttogehalt, den Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers und die einbehaltene Einkommensteuer ausweist. Diese Einbehaltung ist der steuerliche Kernpunkt: Sie behalten einen Teil der Einkommensteuer des Arbeitnehmers (IRPF, die spanische Einkommensteuer) ein und führen ihn an die AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria, die spanische Steuerbehörde) ab. Gemeldet wird dies mit dem Modelo 111, einem periodisch einzureichenden Formular – bei kleinen Unternehmen normalerweise vierteljährlich –, in dem die von Arbeitnehmern und bestimmten Freiberuflern einbehaltenen Beträge aufgeführt werden. Zu Beginn des Folgejahres folgt die Jahresübersicht, das Modelo 190. Der Einbehaltungssatz ist nicht frei wählbar: Er hängt vom Gehalt, der familiären Situation und weiteren persönlichen Angaben ab, die der Arbeitnehmer mitteilt.

Die Sozialversicherungsbeiträge werden gesondert und monatlich über die TGSS abgerechnet. Wird in einem der beiden Systeme eine Frist versäumt, drohen Zuschläge – ein verlässlicher Terminkalender ist daher wichtig.

Schließlich eine praktische Frage: Wer sollte das alles erledigen? Die Arbeitsrechtsberatung (asesoría laboral) deckt Verträge, Anmeldungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherung ab. Die Steuerberatung (asesoría fiscal) übernimmt das Modelo 111, die Umsatzsteuer, die Körperschaft- bzw. Einkommensteuer der Selbstständigen und die Buchhaltung. Beide müssen aufeinander abgestimmt sein, denn die Lohnabrechnung fließt direkt in Ihre Buchhaltung und Ihre Steuererklärungen ein. Viele kleine Unternehmen entscheiden sich für eine einzige Kanzlei für beides, um Abweichungen und doppelte Arbeit zu vermeiden.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen, darunter viele mit ausländischen Inhabern, damit die erste Einstellung ein reibungsloser Schritt statt einer Quelle von Überraschungen wird: Wir helfen Ihnen, die tatsächlichen Kosten zu kalkulieren, die Anmeldungen einzurichten und Lohnabrechnung, Steuereinbehalte und Buchhaltung von Anfang an in Einklang zu halten.