Modelo 111 und Modelo 190: Steuerabzüge richtig erklären

Das Modelo 111 und das Modelo 190 sind zwei Seiten derselben Pflicht: Sie melden dem spanischen Finanzamt (Agencia Tributaria) die Steuerabzüge und Vorauszahlungen, die bei Angestellten und Freiberuflern einbehalten wurden. Das Modelo 111 ist die vierteljährliche Erklärung, mit der die einbehaltenen Beträge tatsächlich abgeführt werden; das Modelo 190 ist die informative Jahresmeldung, die – auf den Cent genau – mit der Summe der vier eingereichten Quartalsmeldungen übereinstimmen muss. Beide zu verwechseln oder eine Diskrepanz zwischen ihnen zuzulassen, gehört zu den häufigsten Gründen, warum die Steuerbehörde bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen nachfragt.

Wer behält ein, und welche Sätze gelten?

Einbehalten muss, wer zahlt – nicht, wer das Geld erhält. Ein Selbstständiger oder ein Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt oder Dienstleistungen anderer Freiberufler in Anspruch nimmt (Steuerberater, Anwälte, Handelsvertreter, Trainer usw.), ist verpflichtet, auf diese Gehaltszahlung oder Rechnung einen Steuerabzug vorzunehmen, ihn vierteljährlich über das Modelo 111 abzuführen und dem Empfänger eine Bescheinigung über die einbehaltenen Beträge für dessen eigene Einkommensteuererklärung auszustellen.

Die Sätze sind nicht in allen Fällen gleich. Bei Gehältern ist der Abzugssatz nicht fix: Er richtet sich nach einer progressiven Skala, die unter anderem das Jahresgehalt, die familiäre Situation, die Anzahl der Kinder oder den Grad einer Behinderung berücksichtigt – deshalb können zwei Angestellte mit demselben Bruttogehalt unterschiedliche Abzüge haben. Bei Freiberuflern (Selbstständigen, die für ihre Dienstleistungen Rechnungen stellen) gilt dagegen ein fester allgemeiner Abzugssatz auf der Rechnung, wobei im Jahr der Tätigkeitsaufnahme und den beiden folgenden Jahren ein ermäßigter Satz greift, sofern die Tätigkeit im Vorjahr noch nicht ausgeübt wurde. Rechnungen von Berufsanfängern weisen daher häufig zunächst den ermäßigten Satz aus, nach Ablauf dieser Frist dann den allgemeinen. Ein typischer Fehler ist, den ermäßigten Satz weiter anzuwenden, obwohl die Frist bereits abgelaufen ist – das macht später eine Berichtigung nötig.

Das Modelo 111: die Momentaufnahme des Quartals

Das Modelo 111 erfasst quartalsweise die gesamten gezahlten Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit und aus freiberuflicher Tätigkeit zusammen mit dem jeweils einbehaltenen Betrag und führt zur tatsächlichen Abführung dieser Summen an das Finanzamt. Es wird in den ersten zwanzig Kalendertagen der Monate April, Juli und Oktober für das erste, zweite und dritte Quartal eingereicht; das vierte Quartal wird im Januar zusammen mit der Jahresmeldung abgegeben. Ein häufiger Fehler ist, Sachbezüge (etwa eine vom Arbeitgeber bezahlte Krankenversicherung) zu vergessen, die ebenfalls einen Steuerabzug auslösen, oder das Modelo 111 einzureichen, ohne vorher die Gehaltsabrechnungen des Quartals mit dem Eingangsrechnungsbuch der Freiberufler abzugleichen – wodurch eine Rechnung mit Abzug übersehen werden kann.

Das Modelo 190: die Zusammenfassung, die stimmen muss

Das Modelo 190 ist die jährliche informative Erklärung, die – Empfänger für Empfänger – alles zusammenfasst, was in den vier Modelo-111-Meldungen des Jahres angegeben wurde. Es bedeutet keine neue Zahlung, sondern einen Rechnungsabschluss gegenüber dem Finanzamt, weshalb der Gesamtbetrag der Abzüge im Modelo 190 exakt mit der Summe der vier eingereichten Quartalsmeldungen übereinstimmen muss. Gab es in einem Quartal einen Fehler (ein falsch berechneter Abzug, eine doppelt erfasste Rechnung oder ein Mitarbeiter, der mitten im Jahr an- und wieder abgemeldet und dabei falsch verbucht wurde), zeigt sich die Abweichung meist erst bei der Vorbereitung des Modelo 190 – und macht dann häufig eine Ergänzungs- oder Berichtigungserklärung für ein Quartal nötig, bevor die Jahresmeldung abgeschlossen werden kann. Es lohnt sich daher, jedes Modelo 111 bereits im laufenden Quartal mit der Gehaltsabrechnung und dem Rechnungsbuch abzugleichen, statt erst im Januar auf die Differenz zu stoßen. Das Modelo 190 muss im gesamten Monat Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Bei Zythos Business prüfen wir vierteljährlich die Steuerabzüge unserer Mandanten, bevor wir sie einreichen – genau damit das Modelo 190 im Januar zur Formsache wird und nicht zur Überraschung: Wir gleichen Gehaltsabrechnungen, Rechnungen von Freiberuflern und eingereichte Modelo-111-Meldungen ab, entdecken falsch angewandte Sätze oder übersehene Rechnungen und halten Buchhaltung und Abzugsbescheinigungen bereit, bevor ein Mitarbeiter oder Lieferant danach fragt. Für Selbstständige und kleine Unternehmen macht diese vierteljährliche Kontrolle den Unterschied zwischen einem reibungslosen Jahresabschluss und nachträglichen Ergänzungserklärungen in letzter Minute.