Modelo 111 y modelo 190: cómo declarar las retenciones sin errores

El modelo 111 y el modelo 190 son las dos caras de la misma obligación: declarar ante Hacienda las retenciones e ingresos a cuenta practicados a trabajadores y a profesionales. El primero es la declaración trimestral que ingresa el dinero retenido; el segundo es el resumen anual informativo que debe cuadrar, céntimo a céntimo, con la suma de los cuatro trimestres presentados. Confundir uno con otro, o dejar que no casen, es uno de los motivos más habituales de requerimiento de la Agencia Tributaria a autónomos y pymes.

¿Quién retiene y qué tipos se aplican?

Retiene quien paga, no quien cobra. Un autónomo o una sociedad que tenga empleados por cuenta ajena, o que contrate servicios de otros profesionales autónomos (asesores, abogados, agentes comerciales, formadores, etc.), está obligado a practicar una retención sobre esa nómina o esa factura, ingresarla trimestralmente en el modelo 111 y entregar al perceptor un certificado de retenciones para su propia declaración de la renta.

Los tipos no son iguales en todos los casos. En las nóminas de trabajadores, el porcentaje de retención no es fijo: se calcula según una escala progresiva que tiene en cuenta el salario anual, la situación familiar, el número de hijos o el grado de discapacidad, entre otros factores; por eso dos empleados con el mismo sueldo bruto pueden tener retenciones distintas. En cambio, para los profesionales (autónomos que facturan por sus servicios) el tipo general de retención en factura es fijo, y existe un tipo reducido aplicable durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, siempre que el profesional no hubiera ejercido esa actividad en el año anterior. Es habitual ver facturas de profesionales noveles con el tipo reducido y, pasado ese periodo, con el tipo general; el error típico es seguir aplicando el reducido cuando ya ha caducado, lo que obliga después a regularizar.

El modelo 111: la foto trimestral

El modelo 111 recoge, trimestre a trimestre, el total de rendimientos del trabajo y de actividades profesionales satisfechos, junto con la retención practicada sobre cada uno, y supone el ingreso efectivo de esas cantidades en Hacienda. Se presenta durante los primeros veinte días naturales de los meses de abril, julio y octubre para el primer, segundo y tercer trimestre; el cuarto trimestre se presenta en enero, junto al resumen anual. Un error muy frecuente es olvidar declarar retribuciones en especie (por ejemplo, un seguro médico pagado a un empleado) que también generan retención, o presentar el 111 sin haber cruzado antes las nóminas del trimestre con el libro de facturas recibidas de profesionales, de modo que se escapa alguna factura con retención.

El modelo 190: el resumen que tiene que cuadrar

El modelo 190 es la declaración informativa anual que resume, perceptor por perceptor, todo lo declarado en los cuatro modelos 111 del año. No supone un nuevo ingreso: es un cierre de cuentas frente a Hacienda, y por eso la cifra total de retenciones del 190 debe coincidir exactamente con la suma de los cuatro trimestrales presentados. Si en algún trimestre hubo un error (una retención mal calculada, una factura duplicada o un trabajador dado de alta y baja a mitad de año que se contabilizó mal), el descuadre aflora precisamente al preparar el 190, y suele obligar a presentar una complementaria o una rectificativa de algún trimestre antes de poder cerrar el anual. Por eso conviene cuadrar cada 111 con la nómina y con el libro de facturas en el propio trimestre, en lugar de esperar a enero para descubrir la diferencia. El plazo de presentación del modelo 190 es todo el mes de enero del año siguiente al que se declara.

En Zythos Business revisamos cada trimestre las retenciones de nuestros clientes antes de presentarlas, precisamente para que el 190 de enero sea un trámite y no una sorpresa: cruzamos nóminas, facturas de profesionales y modelos 111 presentados, detectamos tipos aplicados de forma incorrecta o facturas que se han quedado fuera, y dejamos la contabilidad y los certificados de retenciones listos antes de que lo pida un trabajador o un proveedor. Para un autónomo o una pyme, esa revisión trimestral es la diferencia entre cerrar el año sin sobresaltos o acabar presentando complementarias de última hora.