Deinen ersten Mitarbeiter in Spanien einstellen: Leitfaden für ausländische Unternehmer

Den ersten Mitarbeiter in Spanien einzustellen, ist einer der Momente, in denen ausländische Unternehmer hierzulande am häufigsten böse überrascht werden. Es reicht nicht, einen Vertrag zu unterschreiben und ein Gehalt zu zahlen: Man muss sich als Arbeitgeber bei der Sozialversicherung anmelden, die richtige Vertragsform wählen, mit tatsächlichen Lohnkosten kalkulieren, die deutlich über dem vereinbarten Gehalt liegen, und regelmäßig Steuererklärungen zu den einbehaltenen Lohnsteuern beim Finanzamt einreichen. Wer aus einem System kommt, in dem ein einziger Payroll-Anbieter die gesamte Lohnabrechnung übernimmt, wird überrascht sein, dass diese Aufgabe in Spanien auf zwei unterschiedliche Stellen verteilt ist: die Arbeitsrechtskanzlei (asesoría laboral) und die Steuerkanzlei (asesoría fiscal). Diesen Unterschied schon beim ersten Arbeitsvertrag zu verstehen, erspart Geld und Ärger.

Die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters sind mehr als sein Gehalt

Verdient ein Mitarbeiter in Spanien zum Beispiel 20.000 Euro brutto im Jahr, zahlt das Unternehmen nicht nur diese 20.000 Euro. Zusätzlich zum Bruttogehalt muss der Arbeitgeber monatlich die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung abführen. Diese werden als Prozentsatz des Gehalts berechnet und liegen – zusammen mit den Beiträgen für Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Berufsbildung und den Lohngarantiefonds (FOGASA) – je nach Vertragsart und Branche meist zwischen 30 % und 33 % zusätzlich zum Bruttogehalt. Hinzu kommen, abhängig vom jeweiligen Tarifvertrag, mögliche Zulagen oder anteilige Sonderzahlungen. In der Praxis ist es eine sinnvolle Faustregel, für die Budgetplanung 30 bis 35 % auf das jährliche Bruttogehalt aufzuschlagen, um die tatsächlichen Lohnkosten zu ermitteln. Viele ausländische Investoren kalkulieren zunächst nur mit dem Nettogehalt, das der Mitarbeiter sieht, und stellen später fest, dass die tatsächlichen monatlichen Kosten deutlich höher liegen. Diese Rechnung vor der Einstellung richtig aufzustellen, ist der erste Schritt, um die Liquidität des Unternehmens nicht aus dem Gleichgewicht zu bringen.

Anmeldung bei der Sozialversicherung und der Arbeitsvertrag

Bevor der Mitarbeiter überhaupt einen Fuß ins Büro setzt, muss das Unternehmen bei der Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), der Behörde, die in Spanien die Sozialversicherungsbeiträge verwaltet, als Arbeitgeber registriert sein. Diese Anmeldung erzeugt eine Betriebsnummer (Código de Cuenta de Cotización, CCC), unter der das Unternehmen ab diesem Zeitpunkt bei sämtlichen Vorgängen mit der Sozialversicherung geführt wird. Danach muss der konkrete Mitarbeiter angemeldet werden – zwingend, bevor er die Arbeit aufnimmt – über das System RED, den offiziellen elektronischen Kanal für Anmeldungen und Beitragszahlungen. Parallel dazu wird der Arbeitsvertrag aufgesetzt, der innerhalb weniger Tage nach Arbeitsbeginn beim staatlichen Arbeitsamt (Servicio Público de Empleo Estatal, SEPE) registriert werden muss. Es gibt verschiedene Vertragsarten – unbefristet, befristet, Teilzeit, Praktikum –, wobei seit der letzten Arbeitsmarktreform der unbefristete Vertrag die vom Gesetz bevorzugte Regelform ist und befristete Verträge nur noch für sehr konkrete Fälle zulässig sind. Verfügt der ausländische Unternehmer noch nicht über eine NIE (Número de Identidad de Extranjero, die Ausländer-Identifikationsnummer, die jede nicht-spanische Person für Geschäfte in Spanien benötigt) oder handelt er über eine erst kürzlich gegründete Gesellschaft, sollte er diese Identifikationsformalitäten vor der Anmeldung klären – denn das System RED und die CCC setzen voraus, dass die steuerliche Identifikation bereits vollständig eingerichtet ist.

Lohnsteuer, Gehaltsabrechnungen und warum Arbeitsrechts- und Steuerkanzlei nicht dasselbe sind

Jeden Monat muss das Unternehmen dem Mitarbeiter – zusätzlich zur Gehaltszahlung und den Sozialversicherungsbeiträgen – einen Betrag als Vorauszahlung auf die spanische Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, IRPF) einbehalten. Dieser Prozentsatz richtet sich nach dem voraussichtlichen Gehalt, der familiären Situation des Mitarbeiters und weiteren Faktoren. Die einbehaltenen Beträge werden der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) über das Modelo 111 gemeldet, eine Erklärung, die in der Regel vierteljährlich abgegeben wird. Genau hier gehen viele ausländische Unternehmer fälschlicherweise davon aus, dass ihr Steuerberater – zuständig für Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer – auch die Lohnabrechnung übernimmt. Das ist meist nicht der Fall: Die Berechnung der Gehälter, die An- und Abmeldungen bei der Sozialversicherung sowie die Arbeitsverträge übernimmt die Arbeitsrechtskanzlei (asesoría laboral oder gestoría laboral), während die Steuerkanzlei dafür sorgt, dass diese einbehaltenen Beträge korrekt im Modelo 111 erklärt werden und mit der Buchhaltung übereinstimmen. Nur wenn beide Bereiche koordiniert zusammenarbeiten und nicht mit Dienstleistern gearbeitet wird, die sich nicht abstimmen, lässt sich der häufigste Fehler vermeiden: eine korrekt berechnete Gehaltsabrechnung, die am Ende nicht mit dem beim Finanzamt Erklärten übereinstimmt.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen, auch mit ausländischen Inhabern, von Anfang an bei solchen Entscheidungen: von der realistischen Kalkulation der Lohnkosten vor der Stellenausschreibung bis zur Abstimmung mit der Arbeitsrechtskanzlei, damit die Lohnsteuer im Modelo 111 und die Buchhaltung jedes Quartal ohne Überraschungen zusammenpassen.