Contratar a tu primer empleado en España: guía para empresarios extranjeros

Contratar a tu primer trabajador en España es uno de los momentos en los que más extranjeros con negocio aquí se llevan una sorpresa desagradable. No es solo firmar un papel y empezar a pagar un sueldo: hay que darse de alta como empleador ante la Seguridad Social, elegir el tipo de contrato correcto, calcular un coste real muy superior al salario pactado y presentar declaraciones periódicas de retenciones ante Hacienda. Si vienes de un sistema donde la nómina la gestiona un único proveedor de «payroll», te va a chocar que en España este trabajo se reparte entre dos figuras distintas: la asesoría laboral y la asesoría fiscal. Entender esa diferencia desde el primer contrato ahorra dinero y disgustos.

El coste real de un empleado no es el salario que le pagas

Cuando un empleado en España cobra, por ejemplo, 20.000 euros brutos al año, la empresa no paga solo esos 20.000 euros. Además del salario bruto, el empresario debe ingresar cada mes las cotizaciones a la Seguridad Social a su cargo, que se calculan como un porcentaje sobre el salario y que, sumando contingencias comunes, desempleo, formación profesional y el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA), suelen rondar entre un 30% y un 33% adicional sobre el bruto, dependiendo del tipo de contrato y la actividad. A eso hay que sumar, según el convenio colectivo del sector, posibles pluses o pagas extra prorrateadas. En la práctica, un cálculo orientativo razonable para presupuestar es sumar entre un 30% y un 35% al salario bruto anual para obtener el coste empresa real. Muchos inversores extranjeros presupuestan solo el sueldo que verá el trabajador y luego descubren que el coste mensual efectivo es bastante mayor; hacer bien esta cuenta antes de contratar es el primer paso para no descuadrar la tesorería del negocio.

Alta en la Seguridad Social y el contrato de trabajo

Antes de que el empleado ponga un pie en la oficina, la empresa debe estar inscrita como empleadora ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), el organismo público que gestiona las cotizaciones sociales en España. Esa inscripción genera un Código de Cuenta de Cotización (CCC), un número que identificará a la empresa en todos los trámites de Seguridad Social a partir de ese momento. Después hay que dar de alta al trabajador concreto, obligatoriamente antes de que empiece a trabajar, a través del sistema RED (el canal telemático oficial para gestionar afiliaciones y cotizaciones). En paralelo se formaliza el contrato de trabajo, que debe registrarse en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en los días siguientes a su inicio. Existen distintas modalidades —indefinido, temporal, a tiempo parcial, en prácticas— y desde la última reforma laboral la contratación indefinida es la modalidad general que la ley favorece, con la temporalidad limitada a causas muy concretas. Si el empresario extranjero aún no tiene NIE (Número de Identidad de Extranjero, el identificador que necesita cualquier persona no española para operar aquí) o si opera a través de una sociedad recién constituida, conviene resolver esos trámites de identificación antes de iniciar el alta, porque el sistema RED y el CCC dependen de tener ya operativa la identificación fiscal correcta.

Retenciones, nóminas y por qué la asesoría laboral y la fiscal no son lo mismo

Cada mes, además de pagar el salario y cotizar a la Seguridad Social, la empresa debe practicar al trabajador una retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el impuesto español sobre los ingresos de las personas. Ese porcentaje se calcula según el salario previsto, la situación familiar del empleado y otros factores, y las cantidades retenidas se declaran a la Agencia Tributaria (AEAT, la agencia estatal que administra los impuestos) mediante el Modelo 111, una declaración que normalmente se presenta cada trimestre. Aquí es donde muchos extranjeros dan por hecho que su asesor fiscal —el que lleva el IVA y el Impuesto sobre Sociedades— también gestiona las nóminas, y no suele ser así: el cálculo de nóminas, las altas y bajas en Seguridad Social y los contratos los lleva la asesoría laboral (o «gestoría laboral»), mientras que la asesoría fiscal se ocupa de que esas retenciones se declaren correctamente en el Modelo 111 y encajen con la contabilidad. Trabajar con ambas piezas coordinadas, y no con proveedores que no se hablan entre sí, evita el error más habitual: una nómina bien calculada que luego no cuadra con lo declarado a Hacienda.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pequeñas y medianas empresas, también con propietarios extranjeros, en este tipo de decisiones desde el primer paso: desde estimar el coste empresa real antes de publicar la oferta hasta coordinar con la parte laboral para que las retenciones del Modelo 111 y la contabilidad encajen sin sorpresas cada trimestre.