Assumere il primo dipendente in Spagna: guida per imprenditori stranieri

Assumere il primo dipendente in Spagna è uno dei momenti in cui più imprenditori stranieri con un’attività qui si trovano davanti a una sgradita sorpresa. Non basta firmare un contratto e iniziare a pagare uno stipendio: bisogna registrarsi come datore di lavoro presso la Previdenza Sociale, scegliere il tipo di contratto corretto, calcolare un costo reale molto superiore allo stipendio pattuito e presentare periodicamente le dichiarazioni delle ritenute all’Agenzia delle Entrate spagnola. Se vieni da un sistema in cui le buste paga sono gestite da un unico fornitore di “payroll”, ti sorprenderà scoprire che in Spagna questo lavoro è diviso tra due figure distinte: il consulente del lavoro e il commercialista. Capire questa differenza fin dal primo contratto fa risparmiare tempo, denaro e grattacapi.

Il costo reale di un dipendente non è lo stipendio che gli paghi

Quando un dipendente in Spagna percepisce, ad esempio, 20.000 euro lordi all’anno, l’azienda non paga solo quei 20.000 euro. Oltre allo stipendio lordo, il datore di lavoro deve versare ogni mese i contributi previdenziali a proprio carico, calcolati come percentuale sullo stipendio, che sommando contingenze comuni, disoccupazione, formazione professionale e il Fondo di Garanzia Salariale (FOGASA) si aggirano solitamente tra il 30% e il 33% aggiuntivo sul lordo, a seconda del tipo di contratto e dell’attività. A questo si possono aggiungere, secondo il contratto collettivo di settore, eventuali indennità o mensilità aggiuntive proporzionate. In pratica, un calcolo orientativo ragionevole per fare un preventivo è aggiungere tra il 30% e il 35% allo stipendio lordo annuo per ottenere il costo aziendale reale. Molti investitori stranieri preventivano solo lo stipendio netto percepito dal lavoratore e poi scoprono che il costo mensile effettivo è decisamente più alto; fare bene questo calcolo prima di assumere è il primo passo per non sbilanciare la tesoreria dell’azienda.

Iscrizione alla Previdenza Sociale e contratto di lavoro

Prima ancora che il dipendente metta piede in ufficio, l’azienda deve essere registrata come datore di lavoro presso la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), l’ente pubblico che gestisce i contributi previdenziali in Spagna. Questa registrazione genera un Código de Cuenta de Cotización (CCC), un numero che identificherà l’azienda in tutte le pratiche previdenziali da quel momento in poi. Successivamente occorre iscrivere il singolo lavoratore, obbligatoriamente prima che inizi a lavorare, attraverso il sistema RED (il canale telematico ufficiale per gestire iscrizioni e contributi). Parallelamente si formalizza il contratto di lavoro, che deve essere registrato presso il Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) nei giorni successivi al suo inizio. Esistono diverse tipologie contrattuali — a tempo indeterminato, a tempo determinato, part-time, di formazione — e dopo l’ultima riforma del lavoro il contratto a tempo indeterminato è la modalità generale favorita dalla legge, con il tempo determinato limitato a casi molto specifici. Se l’imprenditore straniero non dispone ancora del NIE (Número de Identidad de Extranjero, l’identificativo richiesto a chiunque non sia cittadino spagnolo per operare qui) o se opera tramite una società appena costituita, conviene risolvere queste pratiche di identificazione prima di avviare l’iscrizione, perché il sistema RED e il CCC dipendono dall’avere già operativa l’identificazione fiscale corretta.

Ritenute, buste paga e perché consulente del lavoro e commercialista non sono la stessa cosa

Ogni mese, oltre a pagare lo stipendio e versare i contributi previdenziali, l’azienda deve applicare al lavoratore una ritenuta d’acconto dell’IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), l’imposta spagnola sul reddito delle persone fisiche. Questa percentuale si calcola in base allo stipendio previsto, alla situazione familiare del dipendente e ad altri fattori, e gli importi trattenuti vanno dichiarati all’Agenzia Tributaria (AEAT, l’agenzia statale che amministra le imposte) tramite il Modello 111, una dichiarazione che normalmente si presenta ogni trimestre. È qui che molti stranieri danno per scontato che il proprio commercialista — quello che si occupa di IVA e Imposta sulle Società — gestisca anche le buste paga, e in genere non è così: il calcolo delle buste paga, le iscrizioni e cancellazioni presso la Previdenza Sociale e i contratti sono di competenza del consulente del lavoro, mentre il commercialista si occupa di dichiarare correttamente queste ritenute nel Modello 111 e di farle quadrare con la contabilità. Lavorare con questi due tasselli coordinati tra loro, e non con fornitori che non comunicano tra loro, evita l’errore più comune: una busta paga calcolata correttamente che poi non coincide con quanto dichiarato al fisco.

In Zythos Business affianchiamo lavoratori autonomi e piccole e medie imprese, anche con proprietari stranieri, in questo tipo di decisioni fin dal primo passo: dalla stima del costo aziendale reale prima di pubblicare l’offerta di lavoro, fino al coordinamento con la parte del lavoro affinché le ritenute del Modello 111 e la contabilità quadrino senza sorprese ogni trimestre.