Quellensteuer für Freiberufler 2026: Wann gelten 15 %, wann 7 % – und wie wird sie im Modelo 111 gemeldet?

Wenn Sie als selbstständiger Freiberufler Rechnungen stellen (Berater, Anwalt, Architekt, Dozent, Designer, Consultant …) oder wenn Sie als Unternehmen solche Rechnungen bezahlen, haben Sie sich sicher schon einmal gefragt, warum manche Rechnungen einen Steuerabzug enthalten und andere nicht – oder warum der Prozentsatz mal 15 %, mal 7 % beträgt. Die Antwort liegt in der spanischen Einkommensteuer (IRPF): Erbringt ein Freiberufler Leistungen für ein anderes Unternehmen oder einen anderen Selbstständigen (nicht für eine Privatperson), schreibt die Norm vor, einen Teil der Steuer, die dieser Freiberufler später in seiner Einkommensteuererklärung zahlen wird, bereits vorab einzubehalten. Dieser Vorababzug heißt Retención (Quellensteuer), und 2026 bewegt er sich weiterhin zwischen zwei Sätzen: dem allgemeinen von 15 % und dem reduzierten von 7 %.

Die allgemeinen 15 % und die reduzierten 7 % bei Tätigkeitsbeginn: Wann gilt was?

Die allgemeine Regel für Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit sieht einen Steuerabzug von 15 % auf die Bemessungsgrundlage der Rechnung vor (den Betrag vor Mehrwertsteuer). Sie gilt immer dann, wenn der Zahlende ein zum Steuereinbehalt verpflichteter Unternehmer oder Freiberufler ist und der Empfänger als Freiberufler auftritt – nicht als Gewerbetreibender oder als Erbringer von Leistungen, die nicht dem Steuerabzug unterliegen.

Der reduzierte Satz von 7 % ist eine Ausnahme für alle, die gerade erst starten: Er gilt in dem Jahr, in dem der Freiberufler seine Tätigkeit aufnimmt, sowie in den beiden folgenden Jahren – vorausgesetzt, er hat im Jahr vor der Anmeldung keine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt. Nach Ablauf dieser drei Jahre (Startjahr plus die beiden Folgejahre) wechselt die Rechnung automatisch zu 15 %, ohne dass ein zusätzlicher Verwaltungsakt nötig wäre: Der Freiberufler selbst muss seinen Kunden darauf hinweisen, dass der reduzierte Satz nicht mehr zutrifft, denn der Zahlende hat keine Möglichkeit, dies von sich aus zu wissen.

Ein häufiger Sonderfall: Wer sich nach einer Zeit ohne Tätigkeit erneut als Freiberufler anmeldet, erhält den reduzierten Satz von 7 % nicht automatisch zurück – es sei denn, er hat tatsächlich im unmittelbar vorangegangenen Jahr keine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt. Und wer freiberufliche Tätigkeit mit einer anderen Tätigkeitsart kombiniert (zum Beispiel einer gewerblichen), sollte im Einzelfall prüfen, welcher Satz für welche Rechnung gilt.

Wie wird sie gemeldet: das Modelo 111 (und die Jahresübersicht Modelo 190)

Den Steuerabzug meldet nicht derjenige, der ihn erleidet, sondern derjenige, der ihn einbehält. Das heißt: Wenn Sie als Freiberufler die Rechnung mit Steuerabzug ausstellen, müssen Sie diesbezüglich nichts erklären – Sie verbuchen einfach den vollen Ertrag (ohne Abzug) in Ihrer Buchhaltung bzw. Ihren Aufzeichnungen, und der einbehaltene Betrag wird später als Vorauszahlung in Ihrer Einkommensteuererklärung angerechnet.

Handeln muss dagegen das Unternehmen bzw. der Selbstständige, der die Rechnung bezahlt und den Abzug vornimmt: Er muss den Betrag über das Modelo 111 an die Steuerbehörde (Hacienda) abführen, in der Regel vierteljährlich (größere Unternehmen melden monatlich). Im Modelo 111 werden alle im Quartal vorgenommenen Steuerabzüge bei Freiberuflern, Arbeitnehmern und anderen Zahlungsempfängern zusammengefasst und der Gesamtbetrag abgeführt. Zusätzlich ist einmal jährlich das Modelo 190 einzureichen, die informative Jahresübersicht: Sie erfasst, Empfänger für Empfänger, wie viel im gesamten Jahr gezahlt und wie viel einbehalten wurde. Der Freiberufler kann bei seinem Kunden die Bescheinigung über die einbehaltenen Beträge anfordern, um zu prüfen, ob sie mit seinen eigenen Angaben übereinstimmt.

Was passiert, wenn der Kunde die Quellensteuer nicht ans Finanzamt abführt?

Das ist die Frage, die Freiberufler am meisten beunruhigt – und die Antwort ist beruhigend: Die Pflicht zur Abführung der Quellensteuer liegt beim Zahlenden, nicht beim Freiberufler, der sie trägt. Hat Ihr Kunde Ihnen 15 % (oder 7 %) auf der Rechnung einbehalten, das Geld aber später nicht an Hacienda abgeführt, liegen das Problem und die Verantwortung bei ihm, nicht bei Ihnen. Sie können als Freiberufler weiterhin den Betrag, der laut Rechnung hätte einbehalten werden müssen, in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, auch wenn der Zahlende ihn nie abgeführt hat. Hacienda fordert diese Schuld samt Zuschlägen und Zinsen vom säumigen Zahlenden ein – nicht vom Freiberufler, der gutgläubig sein Honorar erhalten hat.

Heikel wird es, wenn die Rechnung trotz Pflicht überhaupt keinen Steuerabzug ausweist: In diesem Fall sollte man den Kunden umgehend zur Korrektur auffordern, denn eine falsch ausgestellte Rechnung kann tatsächlich zu Streit über den tatsächlich geschuldeten Betrag führen. Es lohnt sich daher, Rechnung für Rechnung zu prüfen, ob der angewandte Satz (15 % oder 7 %) korrekt ist und klar ausgewiesen wird.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen jedes Quartal dabei, diese Quellensteuer – und die übrigen damit verbundenen Meldungen – von der ersten Rechnung an korrekt zu berechnen und ohne böse Überraschungen einzureichen, ganz gleich, ob Sie die Rechnung stellen oder bezahlen. Wir prüfen, ob der angewandte Satz zum jeweiligen Zeitpunkt korrekt ist, gleichen das Modelo 111 mit der tatsächlichen Buchhaltung ab und sorgen dafür, dass eine heutige Nachlässigkeit morgen nicht zu einer Aufforderung des Finanzamts wird.