Eigentümergemeinschaften und Steuern: Wann muss eine Gemeinschaft Erklärungen abgeben?

Eine Eigentümergemeinschaft ist kein Unternehmen, aber sie ist auch nicht frei von Pflichten gegenüber dem Finanzamt. Die häufigste Frage von Verwaltungsbeiräten und Verwaltern lautet immer gleich: Müssen wir etwas einreichen? Die kurze Antwort: Es hängt davon ab, was die Gemeinschaft zahlt und was sie einnimmt, nicht von ihrer Größe. Dieser Leitfaden fasst zusammen, welche Modelos in Betracht kommen und welche nicht.

Was eine Gemeinschaft nicht tut (und oft verwechselt wird)

Eine Gemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsrecht (propiedad horizontal) unterliegt nicht der Körperschaftsteuer, nur weil sie Beiträge einzieht. Diese Beiträge sind Zahlungen der Eigentümer zur Deckung der gemeinschaftlichen Kosten, keine Einnahmen aus einer wirtschaftlichen Tätigkeit. Sie stellt den Eigentümern auch keine Umsatzsteuer in Rechnung und reicht in der Regel kein Modelo 303 ein.

Eine weitere häufige Verwechslung betrifft das Modelo 184. Dies ist die Informationserklärung der Gesellschaften im Regime der Einkünftezurechnung (Bruchteilsgemeinschaften, ruhende Erbengemeinschaften, bürgerlich-rechtliche Gesellschaften ohne Rechtspersönlichkeit …). Eine Eigentümergemeinschaft, die sich auf die Verwaltung gemeinschaftlicher Kosten beschränkt, ist in der Regel nicht zur Abgabe verpflichtet. Erzielt die Gemeinschaft jedoch Einkünfte (zum Beispiel durch die Vermietung des Dachs für eine Antenne), sollte der Einzelfall geprüft werden, bevor man etwas als gegeben annimmt.

Eine eigene Steuernummer (NIF) benötigt sie in jedem Fall; sie identifiziert die Gemeinschaft gegenüber Banken, Lieferanten und dem Finanzamt.

Wann sie tatsächlich erklären muss

Einbehalte bei Angestellten. Beschäftigt die Gemeinschaft einen Hausmeister, Pförtner oder Reinigungskräfte, ist sie zum Einbehalt der Einkommensteuer (IRPF) verpflichtet. Sie muss die einbehaltenen Beträge vierteljährlich mit dem Modelo 111 abführen und die Jahresübersicht im Januar mit dem Modelo 190 einreichen. Eine Gemeinschaft ohne Arbeitnehmer und ohne Freiberufler mit Einbehalt reicht keines von beiden ein.

Einbehalte bei Freiberuflern. Zahlt die Gemeinschaft an freiberufliche natürliche Personen (einen Rechtsanwalt, einen Architekten, einen selbstständigen Hausverwalter), muss die Rechnung einen IRPF-Einbehalt enthalten, der ebenfalls in das 111 und das 190 einfließt. Der Satz hängt von der Art des Freiberuflers und der Dauer seiner Tätigkeit ab; daher sollte man ihn bei jeder Rechnung prüfen und nicht einfach unterstellen.

Mieten. Zahlt die Gemeinschaft die Miete für ein Lokal (zum Beispiel für die Pförtnerloge oder einen gemeinsamen Abstellraum) an einen einbehaltspflichtigen Vermieter, kommt das Modelo 115 ins Spiel.

Modelo 347. Dies ist die jährliche Erklärung über Geschäfte mit Dritten. Hat die Gemeinschaft im Jahr mit demselben Lieferanten mehr als 3.005,06 Euro (inklusive Umsatzsteuer) abgerechnet oder erhalten, muss sie diesen im Februar des Folgejahres melden. Ein Aufzug, eine Umlage für Bauarbeiten oder eine Versicherung können genügen, um diese Grenze zu überschreiten. Ausgenommen sind Geschäfte, die bereits auf anderem Weg gemeldet wurden, etwa die Einbehalte im 190, sowie einige weitere Ausnahmen: Prüfen Sie jeden Lieferanten einzeln.

Bauarbeiten und Umsatzsteuer: Hier stolpert man am häufigsten

Die Gemeinschaft ist umsatzsteuerlich kein Unternehmer und kann daher die Vorsteuer aus den Rechnungen, die sie erhält, nicht abziehen: Für sie ist sie ein zusätzlicher Kostenfaktor. Deshalb ist der anwendbare Steuersatz so wichtig. Renovierungs- und Reparaturarbeiten an Wohngebäuden können mit dem ermäßigten Satz besteuert werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind: Leistungsempfänger ist die Gemeinschaft, das Gebäude dient überwiegend Wohnzwecken, es hat ein Mindestalter, und die vom Bauunternehmer gestellten Materialien überschreiten die festgelegte Grenze nicht. Stellt der Bauunternehmer 21 % in Rechnung, obwohl der ermäßigte Satz möglich wäre, zahlt die Gemeinschaft unnötig zu viel.

Die Rechnung sollte die Arbeiten klar beschreiben (Gemeinschaftsflächen, Art der Arbeiten), und Material und Arbeitsleistung sollten getrennt ausgewiesen werden. Und Vorsicht beim Steuersatz: Die Vorschriften kennen Sonderfälle, etwa die Förderungen für Energieeffizienz, die sich von Jahr zu Jahr ändern können; es lohnt sich daher, sie vor der Auftragsvergabe zu prüfen.

Häufige Fehler aus der Praxis

Aus unserer Erfahrung in der Fincas-Verwaltung wiederholen sich die Fehler:

• Den Anwalt oder Architekten ohne Einbehalt bezahlen und das erst bei der Abgabe des 190 bemerken.
• Das 347 vergessen, weil es «nur Beiträge» sind, obwohl ein einzelner Lieferant die Grenze überschreitet.
• Einen Hausmeister anmelden, ohne danach das vierteljährliche 111 abzuführen.
• Annehmen, dass eine Baumaßnahme mit 10 % besteuert wird, ohne zu prüfen, ob die Rechnung das ausweist.
• Den Vorsitzenden oder den Verwalter wechseln, ohne die steuerlichen Unterlagen zu übergeben.

Das Mittel dagegen ist immer dasselbe: eine geordnete Ablage der Rechnungen, in der Lieferant, Einbehalt und Umsatzsteuersatz auf einen Blick erkennbar sind, und ein Fristenkalender, der nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt.

Zythos Business übernimmt die Buchhaltung und die Steuern von Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und auch von Eigentümergemeinschaften, und wir wissen aus erster Hand, was passiert, wenn niemand rechtzeitig das Modelo 111 oder das 347 prüft. Wenn Sie eine Gemeinschaft verwalten oder Ihr Unternehmen mit solchen zusammenarbeitet, helfen wir Ihnen, die Pflichten zu ordnen, die Fristen einzuhalten und Sanktionen zu vermeiden, die sich mit etwas Methode verhindern lassen.