Den ersten Mitarbeiter einstellen: Was ein Gehalt das Unternehmen wirklich kostet

Wenn ein Selbstständiger oder ein kleines Unternehmen darüber nachdenkt, die erste Person einzustellen, lautet die Frage meist: „Wie viel zahle ich ihr?“ Die richtige Frage ist eine andere: Was kostet es mich wirklich? Zwischen dem, was der Mitarbeiter erhält, und dem, was vom Konto des Unternehmens abgeht, liegt ein erheblicher Unterschied, den man kennen sollte, bevor man den Vertrag unterschreibt.

Brutto, Netto und Arbeitgeberkosten: drei verschiedene Zahlen

In Gesprächen über Gehälter werden drei Begriffe vermischt, die man auseinanderhalten muss:

Nettogehalt: der Betrag, den der Mitarbeiter jeden Monat auf seinem Konto erhält. Das ist die Zahl, die ihn interessiert.

Bruttogehalt: der im Vertrag oder Tarifvertrag vereinbarte Betrag vor Abzügen. Davon gehen der Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers und die Einkommensteuer-Einbehaltung (IRPF) ab, die das Unternehmen für den Mitarbeiter an das Finanzamt abführt.

Arbeitgeberkosten: das Brutto plus die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber zahlt. Das ist der Betrag, den der Betrieb tatsächlich aufbringt.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: ein Vertrag mit 24.000 Euro Jahresbrutto. Geht man von einem Arbeitgeberbeitrag von rund 31 % aus, kommen für das Unternehmen etwa 7.400 Euro Sozialversicherung hinzu. Die Gesamtkosten liegen dann bei rund 31.400 Euro pro Jahr, also gut 2.600 Euro im Monat bei einem Brutto von 2.000 Euro. Das Netto des Mitarbeiters liegt deutlich unter diesen 2.000 Euro und hängt von seiner persönlichen Situation und seinem IRPF-Satz ab.

Die Sozialversicherung zulasten des Unternehmens

Das Unternehmen zahlt für jeden Mitarbeiter Beiträge auf dessen Beitragsbemessungsgrundlage. Als Richtwert liegen die Arbeitgeberbeiträge insgesamt (allgemeine Risiken, Arbeitslosigkeit, FOGASA, Berufsbildung sowie Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten) bei etwa 30–32 % der Bemessungsgrundlage. Bitte beachte:

— Der genaue Satz hängt von der Vertragsart, von der Tätigkeit (der Beitrag für Arbeitsunfälle richtet sich nach dem CNAE-Code) und von den Sätzen ab, die der Gesetzgeber jedes Jahr festlegt. Prüfe sie immer in der aktuell gültigen offiziellen Quelle.

— Die Beitragsbemessungsgrundlage ist nicht nur das Grundgehalt: Sie umfasst auch anteilig umgelegte Sonderzahlungen und weitere Vergütungsbestandteile.

— Es gibt weitere Posten, die oft vergessen werden: Urlaub, Sonderzahlungen, die Beiträge auf diese Sonderzahlungen, mögliche Verbesserungen aus dem Tarifvertrag, Arbeitsschutz, die arbeitsmedizinische Untersuchung und die Lohnbuchhaltung.

Als Faustregel für die Budgetplanung empfiehlt es sich, das Brutto mit einem Faktor von etwa 1,3 zu multiplizieren und einen kleinen Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen.

Förderungen und steuerliche Pflichten

Für bestimmte Verträge gibt es Förderungen und Ermäßigungen bei den Arbeitgeberbeiträgen, zum Beispiel für die unbefristete Einstellung bestimmter Personengruppen, die Umwandlung befristeter Verträge oder die Einstellung junger Menschen oder von Menschen mit Behinderung. Bedingungen, Beträge und Laufzeiten ändern sich häufig und setzen die Erfüllung von Voraussetzungen voraus (Beschäftigung halten, Zahlungen auf dem aktuellen Stand haben usw.). Bevor du eine Förderung in deine Rechnung einplanst, prüfe, ob sie noch gilt und ob du alle Voraussetzungen erfüllst.

Neben den Kosten bringt eine Einstellung auch formale Pflichten mit sich:

— Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherung, bevor er die Arbeit aufnimmt, sowie Meldung des Vertrags.

— Monatliche Gehaltsabrechnung und fristgerechte Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.

— Modelo 111: vierteljährliche Erklärung der einbehaltenen Einkommensteuer (IRPF) auf Löhne (und auf Zahlungen an Freiberufler). Sie ist auch dann abzugeben, wenn die Einbehaltung in einem Zeitraum gering ist.

— Modelo 190: Jahreszusammenfassung der Einbehaltungen mit den Angaben zu jedem einzelnen Empfänger, einzureichen im Januar des Folgejahres.

— Buchhaltung: Erfassung des Personalaufwands (Löhne und vom Unternehmen getragene Sozialversicherung), der Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung sowie der Gehaltszahlung.

— Arbeitsschutz und die arbeitsrechtlichen Unterlagen, die der anwendbare Tarifvertrag verlangt.

Häufige Fehler

Am häufigsten sind: das Gehalt nur mit Blick auf das Netto festzulegen, zu vergessen, dass auch Sonderzahlungen beitragspflichtig sind, den anwendbaren Tarifvertrag nicht zu prüfen (er kann ein höheres Mindestgehalt vorschreiben als vereinbart) und das Modelo 111 in Quartalen ohne scheinbare Bewegungen zu vernachlässigen.

Bei Zythos Business unterstützen wir Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, die tatsächlichen Kosten jeder Einstellung vor dem Schritt zu berechnen, die anwendbaren Förderungen zu prüfen und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherung sowie die Modelle 111 und 190 ohne böse Überraschungen zu führen. So wird deine erste Einstellung zu einer fundierten Entscheidung und nicht zur Überraschung zum Quartalsende.