Wichtige Steuertermine für Selbstständige und KMU zum Jahresende

Der Steuerkalender kennt in der Schlussphase des Jahres keine Gnade. Zwischen September und Dezember bündeln sich Pflichten, die Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen nicht immer fest im Blick haben: die Vorauszahlung auf die Körperschaftsteuer, die vierteljährliche Umsatzsteuer- und Quellensteuererklärung für das dritte Quartal sowie die Vorbereitung der Abschlüsse, die später die Jahressteuererklärung prägen. Hinzu kommt, dass die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) die automatischen Datenabgleiche zwischen den einzelnen Formularen verstärkt hat, was den Spielraum für Fehler verringert und jede Nachlässigkeit teurer macht. Wer frühzeitig weiß, was wann einzureichen ist, zahlt entspannt den korrekten Betrag – statt sich später mit einem vermeidbaren Säumniszuschlag herumzuschlagen.

Für Kapitalgesellschaften fällt die dritte Vorauszahlung auf die Körperschaftsteuer (Modelo 202) im Oktober an – und sie überrascht meist gerade die Unternehmen, deren Geschäftsjahr besser lief als erwartet, da sie je nach gewählter Berechnungsmethode entweder auf Basis früherer Geschäftsjahre oder des laufenden kumulierten Ergebnisses ermittelt wird. Parallel dazu müssen Selbstständige und Unternehmen die Umsatzsteuer und die Quellensteuern des dritten Quartals einreichen (Modelos 303, 130, 131, 111 und gegebenenfalls 115) – im gewohnten vierteljährlichen Format, allerdings achtet die Finanzverwaltung zunehmend genauer darauf, dass die Zahlen zwischen den einzelnen Formularen übereinstimmen: Was im Modelo 303 angegeben wird, muss mit der späteren Jahresübersicht und mit den Daten übereinstimmen, die Dritte der Steuerbehörde über andere Informationserklärungen melden.

Was sich grundlegend ändert

Über den wiederkehrenden Kalender hinaus prägen zwei Entwicklungen diese Jahresphase. Die erste ist die Etablierung der elektronischen Rechnungsstellung und der Rechnungsverifizierungssysteme (Verifactu und sein Umfeld), die dazu zwingen, Ausstellung und Erfassung von Rechnungen zu überprüfen, bevor die Übergangsfristen auslaufen; viele KMU arbeiten noch mit Programmen, die die geforderten technischen Anforderungen nicht erfüllen, und die Anpassung der Software dauert Wochen, nicht Tage. Die zweite ist die verstärkte Kontrolle der AEAT bei Modulbesteuerung, direkter Schätzung und Sonderregelungen: Abweichungen zwischen den vierteljährlich gemeldeten Zahlen und der tatsächlichen Buchhaltung, die früher toleriert wurden, führen inzwischen häufiger zu Anfragen der Behörde. Hinzu kommt die regelmäßige Anpassung der Beitragsbemessungsgrundlagen und -sätze für Selbstständige im System der Beiträge nach Nettoeinkommen, die man vor Jahresende überprüfen sollte, um unangenehme Nachberechnungen in der folgenden Einkommensteuerkampagne zu vermeiden.

Ebenso sollte man die Fristen für Änderungen der Stammdaten und steuerlichen Optionen nicht aus dem Blick verlieren, die nur in bestimmten Zeitfenstern des Jahres ausgeübt werden können – etwa der Wechsel der Umsatzsteuerregelung, der Verzicht auf oder Widerruf der Modulbesteuerung, oder die Anpassung der Vorauszahlungen, wenn sich die Ergebnisprognose gegenüber dem Vorjahr deutlich verändert hat. Wer dies ohne Planung bis zum letzten Quartal aufschiebt, riskiert unausgeglichene Vorauszahlungen, die später ausgeglichen werden müssen – mit entsprechender Belastung für die Liquidität.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

In der Praxis bedeutet das mehrere konkrete Entscheidungen, die man am besten schon jetzt trifft. Erstens: prüfen, ob die gewählte Berechnungsmethode für die Körperschaftsteuer-Vorauszahlung noch zum tatsächlichen Ergebnis des Geschäftsjahres passt, denn ein schlecht durchdachter Methodenwechsel kann mehr Liquidität binden als nötig. Zweitens: vor jeder Quartalsabgabe sicherstellen, dass die Umsatzsteuer- und Quellensteuerzahlen mit der Buchhaltung und den tatsächlich ausgestellten und erhaltenen Rechnungen übereinstimmen, statt diesen Abgleich erst bei der Jahresübersicht vorzunehmen, wenn eine Korrektur bereits aufwendiger ist. Drittens: Wer noch nicht geprüft hat, ob sein Rechnungssystem die schrittweise eingeführten technischen Anforderungen erfüllt, sollte die Umstellung jetzt mit Vorlauf planen – nicht erst im letzten Monat. Und viertens: Selbstständige, deren Nettoeinkommen deutlich von der Prognose abweicht, auf deren Basis ihre Beiträge festgelegt wurden, sollten die gewählte Bemessungsgrundlage überprüfen, bevor die Abweichung zu einer späteren Nachberechnung führt.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und KMU genau bei solchen Entscheidungen: Wir prüfen jeden Quartalsabschluss frühzeitig, kalkulieren die Auswirkungen der Vorauszahlungen und Meldepflichten im Voraus und sorgen dafür, dass Unterlagen und Rechnungssysteme mit dem übereinstimmen, was die Steuerbehörde prüfen wird. Steuerliche Verwaltung sollte kein Wettlauf gegen den Kalender im Dezember sein, sondern ein Prozess, der Monat für Monat überprüft wird, damit jede Frist mit bereits stimmigen Zahlen erreicht wird.