Umsatzsteuer in Spanien für ausländische Online-Händler: OSS, Schwellenwerte und wann Sie eine spanische USt-IdNr. brauchen

Wenn Sie Produkte oder digitale Dienstleistungen online an Kunden in Spanien verkaufen, haben Sie sich wahrscheinlich dieselbe Frage gestellt wie tausende andere E-Commerce-Unternehmer: Muss ich spanische Umsatzsteuer berechnen, und wo erkläre ich sie? Die Antwort hängt davon ab, wo Sie ansässig sind, was Sie verkaufen und wo Ihre Waren lagern. Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen von Grund auf.

Zunächst ein wenig Vokabular. Die Umsatzsteuer heißt in Spanien IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Die Steuerbehörde ist die AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), das spanische Pendant zum deutschen Finanzamt. Die NIF-IVA ist die spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; bei Ausländern ist die zugrunde liegende Steuernummer in der Regel die NIE (Número de Identidad de Extranjero) für Privatpersonen bzw. eine einem Unternehmen zugewiesene NIF.

Die Grundregel: Die Umsatzsteuer fällt dort an, wo der Kunde sitzt

Seit den EU-Reformen zur Umsatzsteuer im E-Commerce werden Verkäufe an Privatkunden (B2C) grundsätzlich in dem Land besteuert, in dem sich der Kunde befindet, nicht dort, wo der Verkäufer sitzt. Der spanische Regelsteuersatz beträgt 21 %, für bestimmte Waren und Dienstleistungen gelten ermäßigte Sätze; der anzuwendende Satz hängt also davon ab, was Sie verkaufen. Prüfen Sie den geltenden Satz für jedes Produkt, bevor Sie Ihre Preise festlegen.

Es gibt eine wichtige Vereinfachung. Wenn Sie in einem einzigen EU-Land ansässig sind, werden Ihre gesamten grenzüberschreitenden B2C-Umsätze mit Waren (Fernverkäufe) und digitalen Dienstleistungen (Software, Streaming, E-Books, Online-Kurse und Ähnliches) in andere EU-Länder an einer jährlichen Schwelle von 10.000 € für die gesamte EU gemessen. Darunter dürfen Sie weiterhin die Umsatzsteuer Ihres eigenen Landes berechnen. Sobald Sie sie überschreiten, müssen Sie den Steuersatz des jeweiligen Kundenlandes anwenden, Spanien eingeschlossen.

Drei Details werden oft übersehen. Die Schwelle gilt gemeinsam für alle EU-Länder, nicht pro Land. Sie gilt nur für Unternehmen, die in einem EU-Mitgliedstaat ansässig sind, Verkäufer mit Sitz außerhalb der EU profitieren also nicht davon. Und Sie können sich dafür entscheiden, die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes schon ab dem ersten Euro anzuwenden.

OSS: eine Registrierung statt 27

Vor der Reform bedeutete das Überschreiten der Schwellen, dass man sich in jedem Land, in dem man Kunden hatte, umsatzsteuerlich registrieren musste. Der One-Stop-Shop (OSS) hat diese Last beseitigt. Sie registrieren sich einmal in einem einzigen Land und melden und zahlen die in allen anderen EU-Staaten geschuldete Umsatzsteuer über eine vierteljährliche Erklärung.

• Unions-OSS: für in der EU ansässige Verkäufer von Fernverkäufen von Waren und grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Sie registrieren sich in dem Land, in dem Sie ansässig sind.
• Nicht-Unions-OSS: für Unternehmen aus Drittländern, die Dienstleistungen an Verbraucher in der EU erbringen. Sie wählen ein EU-Land als Registrierungsstaat, das auch Spanien sein kann.
• Import-OSS (IOSS): für Waren von geringem Wert (Sendungen bis 150 €), die von außerhalb der EU in die EU versandt werden.

Der OSS ist freiwillig, in der Regel aber der einfachste Weg. Sie reichen die Erklärung elektronisch über die Steuerbehörde Ihres Registrierungslandes ein, die sie anschließend an die anderen Mitgliedstaaten weiterleitet. Die Fristen sind vierteljährlich; prüfen Sie die genauen Termine im offiziellen Kalender, anstatt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.

Wann Sie eine spanische USt-IdNr. brauchen

Der OSS deckt nicht jede Situation ab. In der Regel müssen Sie sich direkt in Spanien umsatzsteuerlich registrieren und die ordentliche vierteljährliche Umsatzsteuererklärung (Modelo 303) abgeben, zum Beispiel in diesen Fällen:

• Sie lagern Waren in Spanien, etwa in einem Logistiklager oder im Rahmen eines Fulfillment-Programms, und verkaufen sie an spanische Kunden. Diese Inlandsumsätze fallen nicht unter den OSS.
• Sie haben eine geschäftliche Präsenz in Spanien, etwa eine Gesellschaft, Zweigniederlassung oder Betriebsstätte, und üben hier eine steuerpflichtige Tätigkeit aus.
• Sie verkaufen an Unternehmen (B2B) auf eine Weise, die lokale Umsatzsteuerpflichten auslöst, etwa bei Installationen oder Lieferungen aus spanischem Lagerbestand.
• Sie führen Waren nach Spanien ein und müssen die Einfuhrumsatzsteuer zurückholen.

Verkäufer aus Drittländern können je nach Herkunftsland zusätzlichen Anforderungen unterliegen, etwa der Bestellung eines Steuervertreters in Spanien. Beachten Sie außerdem, dass die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla außerhalb des EU-Umsatzsteuergebiets liegen und andere Regeln gelten.

Wenn Sie über einen Marktplatz verkaufen, kann die Plattform bei bestimmten Verkäufen als umsatzsteuerlich verantwortliche Partei behandelt werden. Das verändert, wer was meldet, prüfen Sie daher, wie Ihre Verkäufe strukturiert sind.

Schließlich ist die Umsatzsteuer nur ein Teil des Gesamtbildes. Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Ihre Eintragung im spanischen Steuerregister und die Rechnungspflichten sind davon getrennt zu betrachten und hängen von Ihrem Wohnsitz und Ihrer Struktur ab.

Wir bei Zythos Business unterstützen Freiberufler und kleine Unternehmen, auch ausländische Unternehmer, dabei, das für sie geltende Umsatzsteuerregime zu bestimmen. Wir übernehmen Registrierungen, Umsatzsteuererklärungen und OSS-Meldungen, damit Sie sich aufs Verkaufen konzentrieren können, während Ihre steuerlichen Pflichten in Ordnung bleiben.