Società inattiva: quali obblighi fiscali e contabili restano anche se non fatturi nulla

È uno dei dubbi più frequenti tra chi ha costituito una società a responsabilità limitata e poi ha smesso di usarla: «se non fatturo nulla, devo continuare a presentare qualcosa?». La risposta breve è sì. Una società commerciale non smette di esistere né di avere obblighi per il solo fatto di non svolgere attività: finché è iscritta nel Registro Mercantile e ha un codice fiscale (NIF) attivo, l’Amministrazione e il Registro si aspettano le sue dichiarazioni e i suoi bilanci.

Cosa sei ancora obbligato a presentare

Imposta sulle società (Modello 200). Le società commerciali sono tenute a presentarlo ogni esercizio anche se non hanno avuto ricavi, anche se il risultato è pari a zero o negativo e anche se l’imposta dovuta è zero. Il termine ordinario è di venticinque giorni di calendario successivi ai sei mesi dalla chiusura dell’esercizio; per una società con esercizio coincidente con l’anno solare, questo porta a luglio. L’assenza di imposta da versare non esonera dalla presentazione.

Bilancio d’esercizio. Gli amministratori devono redigere il bilancio nei primi tre mesi dell’esercizio successivo, sottoporlo all’assemblea generale per l’approvazione e depositarlo presso il Registro Mercantile entro il mese successivo a tale approvazione. Anche una società inattiva ha un bilancio (con la sua liquidità, i suoi debiti o il suo capitale) e, di conseguenza, deve redigerlo, approvarlo e depositarlo.

Dichiarazioni periodiche. Qui dipende dalla situazione censuaria. Se la società risulta ancora iscritta all’anagrafe fiscale con obblighi IVA, dovrà presentare le liquidazioni periodiche, anche «a zero», finché non venga modificata la posizione censuaria. Lo stesso vale per le ritenute se figura come sostituto d’imposta. Per questo conviene verificare con il modello 036 quali obblighi siano realmente in vigore. E se vi sono state operazioni con terzi che superano le soglie, potrebbe essere dovuto anche il Modello 347.

Libri contabili. Anche in assenza di movimenti, la società deve tenere la contabilità e vidimare i propri libri ufficiali presso il Registro Mercantile, di norma dopo la chiusura dell’esercizio.

I rischi di «lasciarla morire»

La tentazione più comune è non fare nulla e aspettare che il problema svanisca. Non svanisce. Alcuni dei rischi più frequenti:

• Sanzioni tributarie per la mancata presentazione di dichiarazioni obbligatorie, che si accumulano esercizio dopo esercizio.
• Chiusura registrale: se il bilancio non viene depositato per un periodo prolungato, il Registro Mercantile può chiudere la posizione della società e non iscrivere nuovi atti finché la situazione non sia regolarizzata. Inoltre, il mancato deposito comporta multe.
• Responsabilità degli amministratori: se ricorre una causa di scioglimento (ad esempio, perdite che riducono il patrimonio al di sotto della metà del capitale sociale) e non si interviene nei termini, gli amministratori possono rispondere personalmente dei debiti sociali successivi.
• Revoca del NIF in determinati casi di inadempimento, con effetti molto scomodi per operare in seguito.
• Debiti che restano vivi: la società conserva i suoi obblighi verso il Fisco, la Previdenza Sociale e i fornitori, e l’abbandono non fa che aggravarli.

Come sciogliere correttamente una società

La via ordinata è sciogliere e liquidare. Il percorso abituale è questo:

1. Delibera di scioglimento in assemblea generale (o per il verificarsi di una causa legale), con nomina dei liquidatori, e sua elevazione ad atto pubblico e iscrizione nel Registro Mercantile.

2. Liquidazione: riscuotere i crediti, pagare i debiti e realizzare l’attivo. Conviene avere ben chiaro il bilancio reale prima di cominciare; se il patrimonio non basta a pagare i creditori, la strada può essere un’altra e va valutata con una consulenza adeguata.

3. Bilancio finale e riparto dell’attivo sociale tra i soci, tenendo conto della sua tassazione ai fini IRPF o dell’Imposta sulle società a seconda di chi sia il socio.

4. Atto di estinzione e cancellazione delle iscrizioni nel Registro Mercantile.

5. Cessazione censuaria con il modello 036 e presentazione delle ultime dichiarazioni, compresa l’Imposta sulle società del periodo di liquidazione. La documentazione contabile va conservata per il periodo previsto dalla legge, anche dopo l’estinzione.

Un errore comune è cancellare l’IVA dall’anagrafe fiscale e credere che la società sia così «chiusa». La cessazione censuaria non estingue la società: continua a esistere dal punto di vista commerciale e con obblighi relativi all’imposta sulle società e al bilancio fino alla cancellazione dal registro.

Se non è il momento di sciogliere, mantenere la società «in letargo» è legittimo, ma con il minimo degli adempimenti in regola: posizione censuaria aderente alla realtà, Modello 200 annuale, bilanci depositati e libri vidimati. Di solito costa molto meno che trascinarsi dietro sanzioni e regolarizzare anni arretrati.

In Zythos Business aiutiamo autonomi e PMI a decidere cosa conviene caso per caso: mantenere la società in regola con un costo minimo, mettersi in pari se ci sono anni arretrati o pianificare uno scioglimento pulito, con dichiarazioni, deposito del bilancio e posizione censuaria coordinati. Se hai una società ferma e non sai cosa ti manca, esaminiamo la tua situazione prima che il problema si aggravi.