Copropriétés et impôts : quand une copropriété doit-elle déclarer ?

Une copropriété n’est pas une entreprise, mais elle n’est pas pour autant libre de toute obligation envers l’administration fiscale. Le doute le plus fréquent chez les présidents de conseil syndical et les syndics est toujours le même : devons-nous déposer quelque chose ? La réponse courte est que cela dépend de ce que la copropriété paie et de ce qu’elle encaisse, et non de sa taille. Ce guide résume quels modèles peuvent s’appliquer et lesquels ne s’appliquent pas.

Ce qu’une copropriété ne fait pas (et que l’on confond souvent)

Une copropriété en régime de propriété horizontale n’est pas soumise à l’impôt sur les sociétés du seul fait qu’elle perçoit des charges. Ces appels de fonds sont des contributions des copropriétaires destinées à couvrir les dépenses communes, et non les revenus d’une activité économique. Elle ne facture pas non plus de TVA aux copropriétaires et ne dépose pas, en règle générale, le modèle 303.

Une autre confusion courante concerne le modèle 184. Il s’agit de la déclaration informative des entités en régime d’attribution de revenus (indivisions, successions en déshérence, sociétés civiles sans personnalité juridique…). Une copropriété qui se limite à gérer des dépenses communes n’est généralement pas tenue de le déposer. Si la copropriété perçoit des revenus (par exemple, la location du toit pour une antenne), il convient d’examiner le cas concret avant de tenir quoi que ce soit pour acquis.

Dans tous les cas, elle a en revanche besoin de son NIF propre, qui identifie la copropriété auprès des banques, des fournisseurs et de l’administration fiscale.

Quand elle doit effectivement déclarer

Retenues sur les salariés. Si la copropriété emploie un gardien, un concierge ou du personnel d’entretien, elle est tenue de retenir l’IRPF à la source. Elle doit verser les retenues chaque trimestre avec le modèle 111 et déposer le récapitulatif annuel avec le modèle 190, en janvier. Une copropriété sans salariés ni professionnels soumis à retenue ne dépose ni l’un ni l’autre.

Retenues sur les professionnels. Lorsque la copropriété rémunère des professionnels personnes physiques (un avocat, un architecte, un administrateur de biens indépendant), la facture doit comporter une retenue d’IRPF, qui figure elle aussi dans le 111 et le 190. Le pourcentage dépend du type de professionnel et de son ancienneté dans l’activité ; le plus sûr est donc de le vérifier sur chaque facture plutôt que de le présumer.

Loyers. Si la copropriété paie le loyer d’un local (par exemple pour la loge ou une cave commune) à un bailleur soumis à retenue, le modèle 115 entre en jeu.

Modèle 347. C’est la déclaration annuelle des opérations avec des tiers. Si la copropriété a facturé ou reçu d’un même fournisseur plus de 3 005,06 euros dans l’année (TVA comprise), elle doit le déclarer en février de l’année suivante. Un ascenseur, un appel de fonds pour des travaux ou une assurance peuvent suffire à dépasser ce seuil. Sont exclues de ce modèle les opérations déjà déclarées par une autre voie, comme les retenues du 190, et il existe d’autres exclusions ponctuelles : vérifiez chaque fournisseur.

Travaux et TVA : le point où l’on trébuche le plus

La copropriété n’est pas assujettie à la TVA, elle ne peut donc pas déduire la TVA des factures qu’elle supporte : pour elle, c’est un coût de plus. C’est pourquoi le taux applicable est très important. Les travaux de rénovation et de réparation dans les immeubles d’habitation peuvent bénéficier du taux réduit lorsque les conditions légales sont remplies : le destinataire est la copropriété, l’immeuble est affecté principalement à l’habitation, il a une ancienneté minimale et les matériaux fournis par l’entrepreneur ne dépassent pas la limite établie. Si l’entrepreneur facture à 21 % ce qui pourrait relever du taux réduit, la copropriété paie inutilement plus que nécessaire.

Il est souhaitable que la facture décrive clairement les travaux (parties communes, nature des interventions) et que les matériaux soient distingués de la main-d’œuvre. Et attention au taux : la réglementation prévoit des cas particuliers, comme les aides à l’efficacité énergétique, qui peuvent changer d’une année à l’autre ; mieux vaut donc les confirmer avant de contracter.

Erreurs courantes que nous constatons dans la pratique

Dans notre expérience de gestion d’immeubles, les mêmes erreurs reviennent :

• Payer l’avocat ou l’architecte sans retenue et le découvrir au moment de déposer le 190.
• Oublier le 347 parce que « ce ne sont que des charges », alors qu’un seul fournisseur dépasse le seuil.
• Embaucher un gardien sans verser ensuite le 111 trimestriel.
• Supposer qu’un chantier est facturé à 10 % sans vérifier que la facture le mentionne.
• Changer de président ou de syndic sans transmettre la documentation fiscale.

Le remède est toujours le même : un registre ordonné des factures, avec le fournisseur, la retenue et le taux de TVA bien visibles, et un calendrier de dépôts qui ne repose sur la mémoire de personne.

Chez Zythos Business, nous tenons la comptabilité et les impôts des indépendants, des PME et aussi des copropriétés, et nous savons par expérience ce qui se passe quand personne ne vérifie à temps le modèle 111 ou le 347. Si vous administrez une copropriété, ou si votre entreprise travaille avec elles, nous vous aidons à organiser vos obligations, à respecter les délais et à éviter des sanctions qu’un peu de méthode permet de prévenir.