Vous recevez une demande de l’AEAT : que faire (et ne pas faire) pendant les 10 premiers jours

Ouvrir la notification électronique de l’Agence fiscale espagnole (AEAT) et y découvrir une « demande » (requerimiento) impressionne, mais n’est presque jamais une raison de paniquer. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une demande d’informations ou d’éclaircissements qui se règle avec des documents en ordre et fournis à temps. Ce qui complique réellement les choses, c’est de l’ignorer, de répondre à la hâte sans avoir lu, ou de laisser passer le délai. Ce guide vous explique comment agir durant les premiers jours.

Qu’est-ce qu’une demande de l’AEAT et quels sont ses types ?

Une demande est une communication par laquelle l’administration vous réclame des données, des documents ou des explications, ou vous demande de corriger quelque chose. Ce n’est ni une sanction ni une liquidation, même si elle peut en être l’étape préalable. Il faut d’abord identifier de quel type il s’agit, car tout le reste en dépend :

Demande d’informations ou de documents : on vous réclame des factures, des contrats, des relevés ou d’autres justificatifs d’une période précise. Elle est fréquente lors des contrôles de TVA, d’IRPF (impôt sur le revenu) ou d’impôt sur les sociétés.

Demande de régularisation : l’administration a repéré un défaut dans une déclaration ou une demande (une donnée erronée, un document manquant) et vous donne la possibilité de le corriger.

Demande de déclaration omise : l’Agence estime que vous deviez déposer un formulaire et que vous ne l’avez pas fait ; elle vous le réclame.

Avis ou demande préalable à un contrôle : elle peut annoncer l’ouverture d’une procédure de vérification des données, de contrôle limité ou d’inspection. Il convient ici de bien repérer la procédure citée dans le texte.

Les 10 premiers jours : que faire

1. Lisez-la en entier et repérez le délai. Le document indique l’organe émetteur, le modèle et la période concernés, ce qui vous est demandé et le délai de réponse. Le délai se compte généralement en jours ouvrables à partir du lendemain de la notification ; pour les notifications électroniques, la date pertinente peut être celle de l’accès ou celle de la fin de la période de mise à disposition. En cas de doute, ne le calculez pas au jugé : consultez votre conseiller le jour même.

2. Conservez tout. Téléchargez la demande et son accusé de notification. Notez la date d’accès. Ces preuves peuvent être décisives si l’on conteste ensuite que vous avez répondu dans les temps.

3. Identifiez précisément ce qui vous est demandé. Répondez à ce qui est demandé, ni plus ni moins. Fournir des documents que personne ne vous a réclamés peut ouvrir de nouvelles pistes de vérification.

4. Rassemblez les documents. Factures émises et reçues, justificatifs de paiement, contrats, registres et relevés de la période. Vérifiez qu’ils concordent avec ce que vous avez déclaré. Si vous constatez une erreur de votre part, signalez-la à votre conseiller avant de répondre : il peut parfois être opportun de déposer une déclaration complémentaire ou rectificative, et le moment comme la forme comptent.

5. Répondez par le canal indiqué et dans le délai. Cela se fait normalement via le portail électronique de l’administration (sede électronique). Si vous avez besoin de plus de temps parce que les documents sont volumineux, vous pouvez demander une prolongation du délai avant son échéance, jamais après.

Ce qu’il ne faut pas faire et quand appeler votre conseiller

Ne l’ignorez pas. Ne pas répondre ne la fait pas disparaître : l’administration peut poursuivre la procédure avec les données dont elle dispose, et le défaut de réponse à la demande peut entraîner des sanctions ou une décision défavorable.

N’improvisez pas vos explications. Chaque affirmation que vous faites figure au dossier. Appuyez vos propos sur des documents et évitez les appréciations ou les suppositions.

Ne remettez pas les paiements à plus tard. Si la demande débouche sur une proposition de liquidation, des délais existent pour présenter des observations puis, ensuite, pour payer ou former un recours. Mieux vaut les connaître dès le départ.

Observations (alegaciones) : si la demande s’inscrit dans une procédure qui prévoit une phase d’observations, il s’agit d’exposer par écrit vos arguments et de fournir des preuves. Un écrit clair, ordonné et centré sur les faits fonctionne généralement mieux qu’un texte long et véhément.

Appelez votre conseiller dès réception si la demande mentionne un contrôle ou une inspection, si elle concerne plusieurs exercices, si elle porte sur des opérations complexes (avec des parties liées, intracommunautaires ou immobilières), si vous constatez une erreur de votre part pouvant entraîner plus d’impôt, ou tout simplement si vous ne comprenez pas ce qui vous est demandé. Une demande simple se règle en un après-midi ; une demande mal traitée peut s’éterniser pendant des mois.

Chez Zythos Business, nous faisons en sorte qu’une demande soit une simple formalité et non une mauvaise surprise : nous tenons votre comptabilité et vos déclarations à jour, nous conservons vos documents en ordre et, si une notification arrive, nous l’examinons avec vous, calculons les délais et préparons la réponse. Si vous avez une demande en cours, dites-le-nous au plus vite : le temps est ce qui compte le plus.