Verifactu y factura electrónica: calendario real y qué tienes que hacer ya

Hablar de Verifactu y de factura electrónica en la misma frase genera mucha confusión, porque son dos obligaciones distintas con calendarios distintos. Una busca que no se pueda manipular el software de facturación; la otra, que las facturas entre empresas viajen en formato electrónico. Aquí tienes qué exige cada una, a quién afecta y qué conviene hacer en este tramo final de 2026.

Dos normas, dos objetivos

Verifactu nace de la ley antifraude (Ley 11/2021), que obliga a que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Se desarrolla en un reglamento aprobado en 2023 y en una orden ministerial de 2024 con las especificaciones técnicas. En la práctica, cada factura genera un registro de facturación con una huella encadenada, de modo que borrar o alterar una factura deja rastro.

La factura electrónica entre empresas viene de la Ley 18/2022, conocida como «crea y crece». Obliga a emitir, transmitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Un PDF enviado por correo no cuenta como factura electrónica a estos efectos. Además, los sistemas deberán permitir el seguimiento del estado de pago.

No son lo mismo: puedes cumplir una y no la otra. Un software puede ser compatible con Verifactu y, aun así, necesitar prepararse para el formato electrónico estructurado, y al revés.

Calendario real: qué plazos aplican y a quién

El calendario de Verifactu se ha aplazado en más de una ocasión. La referencia actual es la prórroga aprobada a finales de 2025: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades pasan a estar obligados a partir de enero de 2027, y el resto de obligados (autónomos incluidos) a partir de julio de 2027. Como las fechas ya se han movido antes, comprueba siempre la norma vigente en la sede de la AEAT antes de dar nada por cerrado.

Para la factura electrónica B2B, la obligación depende de la entrada en vigor del reglamento que la desarrolla. Una vez en vigor, la ley prevé un plazo de adaptación más corto para las empresas de mayor tamaño (facturación superior a ocho millones de euros) y uno más largo para el resto, autónomos y pymes. Las empresas pequeñas disponen de algo más de margen, pero no de una exención.

Ten en cuenta también que existen excepciones y regímenes especiales. Por ejemplo, quienes ya llevan el suministro inmediato de información del IVA (SII) o están en sistemas forales de territorio propio tienen un encaje distinto. Si estás en alguno de esos casos, conviene revisarlo con tu asesor.

Software de facturación: qué hacer ya

El obligado es quien usa el programa, pero la responsabilidad técnica es de quien lo produce: el fabricante debe emitir una declaración responsable de que su software cumple. No existe un «certificado oficial» que se compre aparte; lo que debes pedir es esa declaración responsable y comprobar que el producto lo contempla. Hay una pregunta clave: ¿tu programa funcionará en modo Verifactu (envío de cada factura a la AEAT) o en modo no Verifactu, con registros conservados y firmados internamente? Ambos son válidos si el software cumple.

Una lista de comprobación sensata para ahora:

1) Identifica con qué programa facturas hoy, incluidas hojas de cálculo, Word o plantillas: estas herramientas, tal como se usan, difícilmente cumplirán.
2) Pregunta al proveedor por escrito si ya tiene versión adaptada, cuándo y a qué coste.
3) Revisa cómo emites, corriges y anulas facturas: las rectificativas y anulaciones deben quedar registradas, no «borradas».
4) Si recibes facturas de proveedores, piensa cómo las vas a gestionar en formato electrónico.
5) Decide qué modo (Verifactu o no) te conviene junto con tu asesor.

Errores comunes: esperar al último trimestre antes de la fecha límite, confiar en que «mi programa ya lo hará» sin pedir confirmación, mantener un segundo sistema paralelo de facturación sin control, o editar facturas ya emitidas en lugar de rectificarlas. El régimen sancionador de la ley antifraude es serio, tanto para quien produce software no conforme como para quien lo utiliza.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pymes en esta transición: revisamos con ellos cómo facturan hoy, qué software les encaja y cuándo les toca cada obligación, para que la adaptación sea un trámite ordenado y no una urgencia de última hora. Si quieres saber en qué punto estás, empieza por revisar tu sistema actual y consúltanos.