Modèles 111 et 190 : comment déclarer sans erreur les retenues à la source sur les salariés et les professionnels

Si vous versez des salaires ou réglez des factures de professionnels, l’administration fiscale fait de vous son collaborateur : vous retenez une partie du paiement au titre de l’IRPF du bénéficiaire et c’est vous qui la reversez. Ce mécanisme se traduit par deux modèles qu’il convient de comprendre ensemble : le modèle 111, déposé chaque trimestre, et le modèle 190, le récapitulatif annuel qui doit coïncider avec ce qui a été déclaré au cours de l’année.

Qui doit retenir et que déclare-t-on dans le modèle 111

Sont tenus d’effectuer la retenue les sociétés, ainsi que les travailleurs indépendants et autres entrepreneurs exerçant une activité économique, lorsqu’ils versent certains revenus. Le particulier qui paie à titre personnel n’est pas concerné. Les paiements les plus courants donnant lieu à retenue sont les suivants :

• Revenus du travail : traitements et salaires, ainsi que d’autres rémunérations du travail, comme les indemnités de déplacement qui ne sont pas exonérées d’imposition.
• Activités professionnelles : factures d’avocats, de gestionnaires, de médecins, de designers, de traducteurs, de formateurs et d’autres professionnels qui facturent avec IRPF.
• Autres cas : prix et récompenses, certaines activités agricoles, d’élevage ou forestières, et les rémunérations des administrateurs de sociétés.

La location de locaux a son propre modèle (le 115) et ne figure pas dans le 111. Les confondre est l’une des étourderies les plus fréquentes.

L’obligation de déposer le 111 naît dès lors que vous avez effectué des retenues au cours du trimestre. Il se dépose chaque trimestre, durant les vingt premiers jours calendaires du mois suivant la clôture du trimestre. Celui du quatrième trimestre bénéficie d’un délai un peu différent et se termine fin janvier ; mieux vaut donc consulter le calendrier officiel de l’exercice. Si vous n’avez retenu personne au cours d’un trimestre, il n’y a en principe rien à déposer, sauf si vous faites partie des assujettis qui doivent déposer une déclaration « sans activité » selon leur situation particulière.

Taux de retenue applicables

Le taux dépend de qui perçoit et de ce qui est perçu :

• Salariés : il n’existe pas de pourcentage fixe. Il se calcule selon la procédure générale de l’AEAT à partir du salaire annuel prévisible, de la situation familiale et des circonstances du travailleur. Le résultat varie d’une fiche de paie à l’autre ; on n’« invente » donc pas un pourcentage : on utilise le logiciel de paie ou le simulateur officiel.
• Professionnels : en règle générale, 15 % sur la base de la facture (hors TVA).
• Professionnels en début d’activité : un taux réduit de 7 % pendant l’année d’inscription et les deux suivantes, à condition qu’ils n’aient pas exercé l’année précédente et que le bénéficiaire en informe par écrit le payeur.
• Administrateurs et membres de conseils : ils relèvent d’un taux spécifique, avec une réduction pour les entités de petite taille. Vérifiez-le chaque exercice avant de l’appliquer.

Un exemple en chiffres ronds : un designer vous facture 1 000 € de base plus 210 € de TVA. Vous retenez 15 % de 1 000 €, soit 150 €. Vous lui versez 1 060 € (1 210 − 150) et ces 150 € sont portés dans la case correspondant aux professionnels du 111 du trimestre au cours duquel la facture a été exigible. La retenue se calcule toujours sur la base, jamais sur le total TVA comprise.

Comment faire concorder le 111 trimestriel avec le 190 annuel

Le modèle 190 est déposé en janvier de l’année suivante et détaille, bénéficiaire par bénéficiaire, ce que vous avez payé et retenu tout au long de l’exercice. Sa logique est simple : la somme des quatre modèles 111 doit coïncider avec les totaux du 190, tant pour le nombre de bénéficiaires que pour les montants perçus et les retenues reversées. L’administration croise les deux et les compare aussi aux données que chaque bénéficiaire voit dans son brouillon de déclaration de revenus.

Les écarts les plus fréquents sont les suivants :

• Facture imputée au mauvais trimestre : la retenue se déclare au moment du paiement ou de l’exigibilité, pas quand on y repense.
• Retenue effectuée mais non reversée, ou reversée dans un modèle qui ne convient pas (par exemple, un loyer dans le 111).
• Bénéficiaires omis dans le 190, souvent un professionnel occasionnel qui n’a facturé qu’une seule fois.
• Clés et sous-clés mal attribuées : le 190 distingue les salariés, les professionnels et les autres revenus, et une erreur de clé peut entraîner un écart.
• Données d’identification erronées : un NIF incorrect ou un nom qui ne correspond pas au registre provoque des rejets.

Une bonne pratique consiste à effectuer un rapprochement à la clôture de chaque trimestre : le compte Hacienda Pública, créditeur au titre des retenues effectuées, doit être soldé à zéro après le paiement du 111. S’il conserve un solde, quelque chose a été comptabilisé en trop ou en moins, et il est bien plus facile de le corriger en avril ou en juillet qu’en janvier, avec le 190 sur le dos.

Si vous détectez une erreur dans un 111 déjà déposé, elle se corrige par une déclaration complémentaire, et le 190 doit refléter le chiffre définitif. Un dépôt tardif ou entaché d’erreurs entraîne des majorations ou des sanctions : mieux vaut donc anticiper, cela coûte moins cher.

Chez Zythos Business, nous tenons la comptabilité et les déclarations de nos clients comme un système unique : les retenues sont rapprochées chaque trimestre avec les livres, de sorte que le 190 de janvier est une confirmation et non une surprise. Si vous souhaitez passer en revue la façon dont vous déclarez vos retenues, nous serons ravis de vous donner un coup de main.