Società inattiva: cosa devi comunque presentare anche se non fatturi nulla

È uno degli equivoci più costosi tra i piccoli imprenditori: credere che, se la società non fattura, non ci sia nulla da presentare. Una società inattiva non è una società inesistente. Finché non si estingue formalmente, mantiene il proprio NIF, continua a risultare nel Registro Mercantil (il registro delle imprese) e resta soggetta ai suoi obblighi fiscali e societari. Oggi, nel 2026, l’Amministrazione incrocia questi dati in automatico, e il silenzio non passa inosservato.

Cosa devi comunque presentare con la società ferma

Modelo 200 dell’imposta sulle società. Ogni società commerciale è tenuta a presentarlo per ogni esercizio, anche se non ha avuto ricavi, ha chiuso in perdita o il risultato è pari a zero. Con l’esercizio coincidente con l’anno solare, il termine scade a luglio dell’anno successivo: il 200 dell’esercizio 2025 andava quindi presentato questa estate. Una società senza ricavi che ha sostenuto solo 2.000 euro di spese (consulenza, tasse, commissioni bancarie) presenta un 200 con risultato negativo. Quella presentazione non è una formalità vuota: mette a verbale le perdite, che all’occorrenza potranno essere compensate con gli utili degli esercizi futuri entro i limiti di legge.

Bilancio d’esercizio. Gli amministratori devono redigerlo entro un massimo di tre mesi dalla chiusura dell’esercizio. L’assemblea generale deve approvarlo entro i sei mesi successivi alla chiusura. Poi occorre depositarlo presso il Registro Mercantil entro un mese dall’approvazione. L’assenza di attività non esonera da questo obbligo: si deposita un bilancio con movimenti minimi, ma lo si deposita.

Libri e adempimenti periodici. Bisogna tenere la contabilità e il libro dei verbali, e vidimare i libri presso il Registro Mercantil. Inoltre, finché la società risulta attiva nel censo, possono restare in vigore altre dichiarazioni, come quelle periodiche dell’IVA (che vanno presentate anche in assenza di operazioni) o quelle delle ritenute, se ci sono stati pagamenti soggetti a ritenuta. Quali siano gli adempimenti dipende da ciò che risulta nel censo, ed è opportuno verificarlo prima di dare per cancellato alcunché.

I rischi di lasciarla morire

Abbandonare una società senza scioglierla non la fa sparire, accumula soltanto problemi:

Da un lato, le sanzioni e le maggiorazioni per la presentazione tardiva o la mancata presentazione del 200, che crescono con il tempo. Dall’altro, l’inadempienza nel deposito del bilancio: la legge prevede sanzioni che partono da un minimo di 1.200 euro e, inoltre, il Registro Mercantil può chiudere la posizione registrale, così da non iscrivere nulla (né un cambio di amministratore, né uno scioglimento) finché non vengono regolarizzati i depositi arretrati. Mettersi in regola quando ci sono più esercizi arretrati costa molto di più che aver presentato ogni anno un bilancio quasi vuoto.

C’è poi un rischio personale. Gli amministratori rispondono se la società incorre in una causa di scioglimento, ad esempio per perdite che riducono il patrimonio netto al di sotto della metà del capitale sociale, e non convocano l’assemblea né si attivano entro il termine di legge. In tal caso possono rispondere con il proprio patrimonio dei debiti successivi. E se la mancata presentazione delle dichiarazioni si protrae, l’Amministrazione può arrivare a revocare il NIF della società, con il conseguente blocco dell’operatività con banche, clienti e fornitori.

Come sciogliere correttamente una società

Se non ha più senso mantenerla, la soluzione corretta è chiuderla con una procedura ordinata:

1) Delibera di scioglimento in assemblea generale e nomina dei liquidatori (spesso gli stessi amministratori). 2) Atto pubblico e iscrizione dello scioglimento nel Registro Mercantil. 3) Liquidazione: riscuotere i crediti, pagare i debiti ed elaborare il bilancio finale, con la proposta di ripartizione dell’eventuale residuo tra i soci. 4) Atto di estinzione e cancellazione delle iscrizioni registrali. 5) Cancellazione dal censo tramite il modelo 036, una volta avvenuta l’estinzione. 6) Presentazione dell’ultimo Modelo 200 e delle dichiarazioni dovute fino a quel momento.

Due dettagli pratici. Primo, le imposte e i bilanci degli esercizi precedenti devono essere in regola prima della chiusura, perché il Registro pretenderà i depositi arretrati. Secondo, la documentazione contabile va conservata per sei anni dopo l’estinzione, secondo il Código de Comercio. E se la società ha debiti o beni, oppure i soci vogliono sfruttarne le perdite o le riserve, conviene valutare ogni caso prima di decidere, perché il modo in cui si liquida cambia il risultato fiscale.

In Zythos Business accompagniamo lavoratori autonomi e PMI lungo tutto questo percorso, dalla regolarizzazione degli esercizi arretrati di una società ferma fino alla pratica di scioglimento, senza sorprese. Se la tua azienda è in pausa e non sai cosa ti manca da presentare, una verifica del censo e degli esercizi pendenti è di solito il primo passo per decidere con sicurezza se mantenerla o chiuderla.