Société inactive : ce que vous devez encore déposer même sans facturer

C’est l’une des confusions les plus coûteuses chez les petits entrepreneurs : croire que, si la société ne facture pas, il n’y a rien à déposer. Une société inactive n’est pas une société inexistante. Tant qu’elle n’est pas formellement éteinte, elle conserve son NIF, figure toujours au Registre du commerce (Registro Mercantil) et reste soumise à ses obligations fiscales et commerciales. Aujourd’hui, en 2026, l’administration recoupe ces données automatiquement, et le silence se remarque.

Ce que vous devez encore déposer quand la société est à l’arrêt

Modelo 200 de l’impôt sur les sociétés. Toute société commerciale est tenue de le déposer chaque exercice, même sans recettes, en cas de pertes ou de résultat nul. Lorsque l’exercice coïncide avec l’année civile, le délai expire en juillet de l’année suivante ; le 200 de l’exercice 2025 devait donc être déposé cet été. Une société sans recettes qui n’a supporté que 2 000 euros de charges (frais de gestoría, taxes, commissions bancaires) dépose un 200 avec un résultat négatif. Ce dépôt n’est pas une simple formalité : il acte les pertes, qui pourront le cas échéant être imputées sur les bénéfices d’exercices futurs dans les limites légales.

Comptes annuels. Les administrateurs doivent les établir dans un délai maximal de trois mois à compter de la clôture de l’exercice. L’assemblée générale doit les approuver dans les six mois suivant la clôture. Ils doivent ensuite être déposés au Registre du commerce dans le mois qui suit l’approbation. L’absence d’activité n’en dispense pas : on dépose des comptes aux mouvements minimes, mais on les dépose.

Livres et obligations périodiques. Il faut tenir la comptabilité et le registre des procès-verbaux d’assemblée, et faire légaliser les livres au Registre du commerce. En outre, tant que la société figure au répertoire fiscal (censo), d’autres déclarations peuvent rester actives, comme les déclarations périodiques de TVA (à déposer même sans opérations) ou celles des retenues à la source s’il y a eu des paiements concernés. Ce qui s’applique dans chaque cas dépend de ce qui figure au censo ; mieux vaut le vérifier avant de considérer quoi que ce soit comme annulé.

Les risques de laisser mourir la société

Abandonner une société sans la dissoudre ne la fait pas disparaître, cela ne fait qu’accumuler les problèmes :

D’une part, les sanctions et majorations pour dépôt tardif ou absence de dépôt du 200, qui augmentent avec le temps. D’autre part, le défaut de dépôt des comptes : la loi prévoit des amendes dont le minimum est de 1 200 euros, et le Registre du commerce peut en outre fermer la feuille d’immatriculation, de sorte qu’il n’inscrira plus rien (ni changement d’administrateur, ni dissolution) tant que les dépôts en retard n’auront pas été régularisés. Se mettre à jour avec plusieurs exercices de retard coûte bien plus cher que d’avoir déposé chaque année des comptes presque vides.

Il existe aussi un risque personnel. Les administrateurs sont responsables lorsque la société se trouve dans un cas de dissolution, par exemple en raison de pertes ramenant les capitaux propres en dessous de la moitié du capital social, et qu’ils ne convoquent pas l’assemblée ni n’agissent dans le délai légal. Ils peuvent alors répondre sur leur patrimoine des dettes postérieures. Et si l’absence de déclarations se prolonge, l’administration peut aller jusqu’à révoquer le NIF de l’entité, ce qui empêche toute relation avec les banques, les clients et les fournisseurs.

Comment dissoudre correctement une société

Si le maintien de la société n’a plus de sens, la bonne démarche consiste à la clôturer selon une procédure ordonnée :

1) Décision de dissolution en assemblée générale et nomination des liquidateurs (souvent les administrateurs eux-mêmes). 2) Acte notarié et inscription de la dissolution au Registre du commerce. 3) Liquidation : encaisser les créances, payer les dettes et établir le bilan final, avec la proposition de répartition du boni entre les associés, s’il y en a un. 4) Acte d’extinction et radiation des inscriptions au registre. 5) Radiation du censo au moyen du modelo 036, une fois la société éteinte. 6) Dépôt du dernier Modelo 200 et des déclarations dues jusqu’à ce moment.

Deux précisions pratiques. D’abord, les impôts et les comptes des exercices antérieurs doivent être à jour avant la clôture, car le Registre exigera les dépôts en retard. Ensuite, les documents comptables doivent être conservés pendant six ans après l’extinction, conformément au Code de commerce espagnol (Código de Comercio). Et si la société a des dettes ou des biens, ou si les associés souhaitent tirer parti de ses pertes ou de ses réserves, il convient d’étudier chaque cas avant de décider, car la manière de liquider modifie le résultat fiscal.

Chez Zythos Business, nous accompagnons indépendants et PME tout au long de ce parcours, de la mise à jour des exercices en retard d’une société à l’arrêt jusqu’à sa dissolution sans mauvaise surprise. Si votre entreprise est en sommeil et que vous ne savez pas ce qu’il vous reste à déposer, un tour d’horizon du censo et des exercices en suspens est généralement la première étape pour décider en toute sécurité de la maintenir ou de la fermer.