Jahresabschluss ohne böse Überraschungen: die Checkliste vor der Körperschaftsteuer

Den Jahresabschluss zu erstellen bedeutet nicht, am 31. Dezember auf einen Knopf zu drücken – es ist ein Überprüfungsprozess, der, richtig durchgeführt, verhindert, dass die Körperschaftsteuererklärung Monate später unangenehme Überraschungen bereithält. Die Erklärung wird in Spanien grundsätzlich innerhalb von 25 Kalendertagen nach Ablauf der sechs Monate nach Ende des Steuerzeitraums eingereicht, doch die Abschlussarbeiten beginnen viel früher, solange noch Spielraum für Korrekturen besteht. Diese Checkliste geht die Punkte durch, die bei kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten zu Unstimmigkeiten oder Last-Minute-Anpassungen führen.

Vorabstimmungen: Die Buchhaltung muss die Wahrheit sagen, bevor man an die Steuer geht

Bevor überhaupt etwas berechnet wird, muss geprüft werden, ob die Bücher die Realität widerspiegeln. Der erste Schritt ist der Abgleich der in den Quartalsvoranmeldungen (Modelo 303) erklärten Umsatzsteuer mit den Konten für Vorsteuer und Umsatzsteuer: Jede Abweichung deutet meist auf Rechnungen hin, die in einem anderen Quartal verbucht wurden als erklärt, oder schlicht vergessen wurden. Dasselbe gilt für die Lohnsteuerabzüge (Modelo 111) im Vergleich zu den Personal- und Honorarkonten.

Ebenso sollten die Salden von Kunden und Lieferanten überprüft werden: Konten mit einem Soll-Saldo, die eigentlich ein Haben aufweisen sollten (oder umgekehrt), verzerren die Bilanz und können, wenn sie nicht umgegliedert werden, am Ende fehlerhaft verrechnet werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass Gesellschafter- und Geschäftsführerkonten (Darlehen, Verrechnungskonten) ordnungsgemäß dokumentiert sind, denn die Finanzverwaltung schaut hier besonders genau hin – ein unbelegter Saldo kann leicht als verdeckte Vergütung ausgelegt werden.

Abschreibungen und Rechnungsabgrenzung: die Anpassungen, die fast immer vergessen werden

Die Abschreibung des Anlagevermögens muss bereits vor dem Abschluss verbucht sein, nicht erst nachträglich in der Erklärung berechnet werden. Es lohnt sich, jede Anlagekartei durchzugehen: Anschaffungsdatum, abschreibungsfähiger Wert, angewandter Prozentsatz und tatsächliche Nutzungsmonate im Geschäftsjahr (ein im Oktober gekauftes Gut wird nicht so abgeschrieben, als wäre es das ganze Jahr in Betrieb gewesen). Wurde ein Vermögenswert abgegangen oder verkauft, muss sichergestellt werden, dass sowohl der Abgang als auch das Ergebnis der Veräußerung korrekt verbucht sind.

Die Rechnungsabgrenzung ist der andere große Schwachpunkt: Eine im November gezahlte Jahresversicherung, die auch die ersten Monate des folgenden Jahres abdeckt, oder eine im Voraus vereinnahmte Miete müssen periodengerecht zwischen den Geschäftsjahren aufgeteilt werden, damit Aufwand oder Ertrag dem tatsächlich zutreffenden Zeitraum zugeordnet werden. Diese Abgrenzungen zu übersehen ist kein Kavaliersdelikt – es verzerrt das handelsrechtliche Ergebnis, das die Ausgangsbasis für die Körperschaftsteuer bildet.

Bankabgleich und die richtige Reihenfolge: erst Bilanz, dann Steuererklärung, dann Abschluss

Keine Abstimmung ist verlässlich, wenn die Bankkonten nicht abgeglichen sind: Jeder Kontoauszug muss Buchung für Buchung mit dem Buchsaldo übereinstimmen. Typische Abweichungen – noch nicht eingelöste Schecks, in der Schwebe befindliche Überweisungen, nicht erfasste Gebühren – müssen identifiziert und korrigiert werden, bevor die Bilanz als endgültig betrachtet wird, denn ein nicht abgestimmtes Bankkonto verzerrt alles Weitere: Liquidität, Ergebnis und damit auch die Bemessungsgrundlage.

Ist die Buchhaltung erst einmal abgestimmt, folgt die Reihenfolge, die Fehler vermeidet: Zunächst werden Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit allen vorherigen Anpassungen abgeschlossen; anschließend wird die Körperschaftsteuer (Modelo 200) auf Basis dieses bereits korrekten handelsrechtlichen Ergebnisses berechnet, unter Anwendung der entsprechenden außerbilanziellen Anpassungen (permanente und temporäre Differenzen, Verrechnung negativer Bemessungsgrundlagen, Rücklagen); und erst dann wird der Körperschaftsteueraufwand verbucht und die Abschlussbuchung des Geschäftsjahres vorgenommen. Diese Reihenfolge umzudrehen – etwa die Steuererklärung zu berechnen, bevor die Bank abgestimmt ist – zwingt fast immer dazu, die Berechnung neu zu machen, sobald eine Anpassung auftaucht, die das Ergebnis verändert.

Bei Zythos Business begleiten wir diesen Abschlussprozess für Selbstständige und kleine Unternehmen mit derselben Disziplin, die wir auch bei unserer eigenen Verwaltung anwenden: Wir prüfen Abstimmungen, Abschreibungen und Bankabgleiche, bevor wir an die Steuerberechnung gehen, damit die Erklärung auf einer bereits stimmigen Buchhaltung basiert – nicht auf einer, die man erst danach repariert.