Steuerabzug von 15 % (und 7 %) bei Rechnungen von Freiberuflern: der praktische Leitfaden zum Modelo 111

Wenn ein Selbstständiger oder eine Gesellschaft einem anderen Unternehmen oder Selbstständigen freiberufliche Leistungen erbringt, wird die Rechnung nicht vollständig ausgezahlt: Ein Teil wird als Steuerabzug einbehalten, und der Zahlende führt diesen Betrag direkt an das spanische Finanzamt (Hacienda) ab – als Vorauszahlung auf die Einkommensteuer (IRPF) des Rechnungsstellers. Das ist einer der Punkte, die am meisten Verwirrung stiften, denn der Prozentsatz hängt davon ab, wer die Rechnung ausstellt und seit wann er angemeldet ist, und weil die Pflichten für den Zahlungsempfänger und den Zahlenden unterschiedlich sind. Dieser Leitfaden erklärt die geltenden Sätze, wie sie im Modelo 111 deklariert werden und was passiert, wenn der Abzug nicht bei der Hacienda ankommt.

Der Steuerabzug für freiberufliche Tätigkeiten wird von demjenigen angewendet, der die Rechnung eines Selbstständigen oder Freiberuflers erhält (Anwalt, Berater, Architekt, Dozent, Handelsvertreter usw.) – vorausgesetzt, der Zahlende ist selbst Unternehmer, Freiberufler oder eine zum Steuereinbehalt verpflichtete Gesellschaft. Zwischen Privatpersonen besteht diese Pflicht beispielsweise nicht. Der allgemeine Satz liegt 2026 weiterhin bei 15 % der Rechnungsgrundlage (ohne Mehrwertsteuer) – berechnet auf die Bruttoeinnahmen, die der Zahlende vor der Überweisung des Betrags einbehält.

Wann gilt der Satz von 7 % statt 15 %?

Für Existenzgründer gibt es einen reduzierten Satz von 7 %: Er gilt in dem Jahr, in dem sich der Freiberufler beim Finanzamt für eine wirtschaftliche Tätigkeit anmeldet, sowie in den beiden darauffolgenden Jahren – vorausgesetzt, im Jahr vor der Anmeldung wurde keine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt. Es reicht also nicht aus, „neu bei diesem konkreten Kunden“ zu sein: Entscheidend ist das tatsächliche Datum der steuerlichen Anmeldung (censo) bei der Hacienda, nicht die Dauer einer vorherigen Anstellung als Arbeitnehmer und auch nicht die Zeit, die man bereits mit einem bestimmten Kunden zusammenarbeitet.

Um den Satz von 7 % anzuwenden, muss bei der Steuerbehörde (Agencia Tributaria) nichts beantragt werden: Der Freiberufler selbst muss dies seinem Kunden schriftlich mitteilen (in der Regel direkt auf der Rechnung oder durch einen vorherigen Hinweis) und dabei bestätigen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlt dieser Hinweis, wendet der Kunde standardmäßig 15 % an – das ist kein schwerer Fehler, da sich der zu viel einbehaltene Betrag über die Einkommensteuererklärung ohnehin zurückholen lässt, bedeutet aber weniger Liquidität in diesen ersten Jahren. Nach Ablauf dieser Übergangszeit (Anmeldejahr plus zwei weitere Jahre) gilt automatisch wieder der Satz von 15 %, ohne dass eine erneute Mitteilung nötig ist.

Und wenn der Kunde den Steuerabzug nicht abführt?

Hier entsteht die häufigste – und zugleich beruhigendste – Frage: Wenn der Kunde den Abzug auf der Rechnung vorgenommen hat (also weniger gezahlt hat, weil das Dokument dies so auswies), diesen Betrag aber später nicht an die Hacienda abgeführt hat, verliert der Rechnungssteller dieses Recht nicht. Er kann den Abzug weiterhin in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen, denn entscheidend ist, dass ihm der Betrag einbehalten wurde – nicht, ob der Zahlende seiner Abführungspflicht später nachgekommen ist. Die Verantwortung für die Abführung des einbehaltenen Betrags liegt ausschließlich beim Zahlenden, und an ihn wird sich die Hacienda wenden, gegebenenfalls mit Zuschlägen und Verzugszinsen.

Anders liegt der Fall, wenn der Kunde von vornherein gar keinen Steuerabzug auf der Rechnung ausgewiesen oder vom Zahlbetrag abgezogen hat: Dann gibt es nichts geltend zu machen, weil auch nichts einbehalten wurde. Deshalb sollte man stets prüfen, ob die erhaltene (oder ausgestellte) Rechnung die Bemessungsgrundlage, den angewendeten Satz und den einbehaltenen Betrag klar ausweist, und diese Unterlagen aufbewahren, falls die Hacienda den Abzug bei einer künftigen Prüfung nachweisen möchte.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen jedes Quartal, damit solche Details – die richtigen Sätze, die Fristen für Modelo 111 und Modelo 190, der Abgleich der Abzüge mit den tatsächlich eingegangenen Zahlungen – nicht zu Überraschungen oder verlorenem Geld führen. Wir prüfen die Rechnungsstellung vor der Abgabe, weisen darauf hin, wenn der reduzierte Satz von 7 % für Existenzgründer anwendbar ist, und achten darauf, dass das, was einbehalten und das, was erklärt wird, stets übereinstimmt – damit die steuerliche Seite keine zusätzliche Sorge im Geschäftsalltag bleibt.