Den ersten Mitarbeiter einstellen: Was eine Lohnabrechnung das Unternehmen wirklich kostet

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters gehört zu den Schritten, die bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen die meisten Fragen aufwerfen: Am häufigsten hört man „Was wird mich das eigentlich wirklich kosten?“. Die Antwort ist nie das Gehalt, das mit der Person vereinbart wird, sondern ein deutlich höherer Betrag. Den Unterschied zwischen Bruttogehalt, Nettogehalt und den tatsächlichen Arbeitgeberkosten zu verstehen, ist der erste Schritt, um bei der ersten Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge keine böse Überraschung zu erleben.

Brutto, Netto und Arbeitgeberkosten: drei unterschiedliche Zahlen

Das Bruttogehalt ist der im Arbeitsvertrag festgehaltene Betrag: Er ist die Bezugsgröße, über die mit dem Bewerber verhandelt wird. Das Nettogehalt ist das, was tatsächlich auf dem Konto des Arbeitnehmers ankommt, nachdem sein eigener Sozialversicherungsanteil sowie die Lohnsteuer abgezogen wurden, die je nach persönlichen und familiären Umständen variiert. Die Arbeitgeberkosten hingegen sind das, was das Unternehmen insgesamt für diese Stelle aufwendet: das Bruttogehalt zuzüglich der Sozialabgaben, die der Arbeitgeber zu tragen hat. Es ist üblich, dass die Arbeitgeberkosten das vereinbarte Bruttogehalt um mehr als 30% übersteigen, weshalb es sich lohnt, diesen Betrag von Anfang an einzukalkulieren, um die Liquiditätsplanung nicht zu gefährden.

Wird beispielsweise ein monatliches Bruttogehalt von 1.500 Euro vereinbart, erhält der Arbeitnehmer netto etwa 1.250 bis 1.300 Euro, während das Unternehmen inklusive der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung rund 1.950 bis 2.000 Euro aufwenden muss. Diese Zahlen sind Richtwerte: Der genaue Prozentsatz hängt vom Tarifvertrag, der Branche und der persönlichen Situation des Arbeitnehmers ab.

Die Arbeitgeberbeiträge: der Prozentsatz, den kaum jemand erklärt

Der Anteil der Sozialversicherung, den das Unternehmen für jeden Arbeitnehmer im allgemeinen System zahlt, setzt sich aus mehreren Posten zusammen: dem Hauptbeitrag zur Sozialversicherung (der größte Block), Arbeitslosenversicherung, Berufsbildungsumlage, dem Lohngarantiefonds sowie der Absicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten, deren Höhe je nach Tätigkeit variiert. In Summe liegen diese Kosten meist bei etwa 30-31% des Bruttogehalts, wobei der genaue Wert je nach Vertragsart und Gefahrenklasse schwankt. Dieser Prozentsatz wird bei der Frage, ob sich ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter leisten kann, fast immer übersehen – ein Grund mehr, vor der Unterschrift stets die vollständigen Arbeitgeberkosten zu erfragen und nicht nur das Bruttogehalt.

Förderungen und Pflichten bei der Anmeldung des ersten Mitarbeiters

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters kann mit Ermäßigungen bei den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung verbunden sein, insbesondere bei unbefristeten Verträgen oder wenn der Arbeitnehmer zu bestimmten förderfähigen Gruppen gehört (junge Menschen, Personen über 45 Jahre, Frauen, Menschen mit Behinderung, unter anderem). Diese Ermäßigungen können im ersten oder in den ersten beiden Jahren eine spürbare Ersparnis bedeuten, doch die Voraussetzungen und Prozentsätze ändern sich relativ häufig. Es lohnt sich daher, im konkreten Einzelfall zu prüfen, welche Förderung tatsächlich greift, bevor man mit dieser Ersparnis in der Kostenplanung rechnet.

Neben der Anmeldung bei der Sozialversicherung und der Meldung des Arbeitsvertrags bringt die Einstellung wiederkehrende steuerliche Pflichten mit sich, die bestehen bleiben, solange Lohn gezahlt wird: Das Unternehmen muss die einbehaltene Lohnsteuer vierteljährlich anmelden und abführen sowie jeden Januar die Jahreszusammenfassung dieser Abzüge einreichen, die jeden Zahlungsempfänger einzeln ausweist. Hinzu kommen die Anmeldung als lohnsteuerabführender Arbeitgeber beim Finanzamt, sofern diese noch nicht erfolgt ist, die tägliche Arbeitszeiterfassung und je nach Tätigkeit die Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz. Keine dieser Pflichten ist optional oder aufschiebbar: Die Fristen sind fest vorgegeben, und Fehler oder Versäumnisse führen zu Zuschlägen.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen genau in diesem entscheidenden Moment: Wir berechnen die tatsächlichen Arbeitgeberkosten vor der Einstellung, prüfen, welche Förderungen im konkreten Fall greifen, und kümmern uns darum, dass Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge und die steuerlichen Meldungen fristgerecht und fehlerfrei eingereicht werden – damit sich der Unternehmer auf sein Geschäft konzentrieren kann und nicht auf den Papierkram.