Steuerliche Abschreibungen: So setzen Sie Investitionen Jahr für Jahr richtig ab

Eine der häufigsten Fragen von Selbstständigen und kleinen Unternehmen lautet: Wie lässt sich der Kaufpreis eines Computers, eines Lieferwagens oder einer Maschine steuerlich absetzen, ohne dass das Finanzamt Einwände erhebt? Die Antwort heißt Abschreibung: das Verfahren, mit dem die Kosten eines Anlageguts über die Jahre seiner Nutzung verteilt werden, anstatt sie im Kaufjahr auf einen Schlag abzusetzen. Richtig angewandt, ist sie ein legitimes Instrument der Steuerplanung – falsch angewandt, gehört sie zu den häufigsten Ursachen für Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.

Die Abschreibungstabellen: der verpflichtende Ausgangspunkt

Das Körperschaftsteuergesetz (und über einen Verweis auch die Einkommensteuer für Selbstständige mit direkter Gewinnermittlung) legt offizielle Tabellen fest, die für jede Art von Wirtschaftsgut – Mobiliar, IT-Ausstattung, Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude usw. – einen maximalen linearen Satz und eine Höchstdauer in Jahren vorgeben. Innerhalb dieses Spielraums – zwischen dem Höchstsatz und der Höchstdauer – kann jedes Unternehmen das für sich passende Tempo wählen, solange es angemessen und über die Zeit konstant angewandt wird. Nicht zulässig ist es, schneller abzuschreiben als der erlaubte Höchstsatz (das führt zu einer steuerlichen Hinzurechnung) oder Wirtschaftsgüter ohne triftigen Grund gar nicht abzuschreiben.

Drei Grundregeln sollte man dabei im Kopf behalten: Grundstücke werden nicht abgeschrieben, da sie durch Nutzung nicht an Wert verlieren; die Abschreibung beginnt, sobald das Wirtschaftsgut tatsächlich in Betrieb genommen wird, nicht mit dem Rechnungsdatum; und im ersten und letzten Geschäftsjahr muss tage- oder monatsgenau anteilig abgeschrieben werden, wenn Inbetriebnahme oder Abgang nicht auf den 1. Januar fallen.

Der Sonderspielraum für KMU: beschleunigte Abschreibung und geringwertige Wirtschaftsgüter

Kleinere Unternehmen – vereinfacht gesagt solche, deren Umsatz die im Gesetz für diese Regelung festgelegte Schwelle nicht überschreitet – profitieren von einer Vergünstigung, die umgangssprachlich oft „freie Abschreibung“ genannt wird, technisch aber eine beschleunigte Abschreibung ist: Sie dürfen neues Sachanlagevermögen und neue Immobilieninvestitionen mit dem doppelten Höchstsatz der Tabelle abschreiben. In der Praxis lässt sich die Investition so in der Hälfte der von der Standardtabelle vorgesehenen Zeit absetzen, wodurch sich die steuerliche Entlastung auf die ersten Geschäftsjahre vorzieht.

Daneben gibt es eine echte freie Abschreibung für neue geringwertige Wirtschaftsgüter des Sachanlagevermögens, mit einer Obergrenze pro Gut und einer weiteren Obergrenze für die Summe im Geschäftsjahr – anwendbar auf jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe. Sie wird häufig für kleines Büromaterial oder günstiges Werkzeug genutzt, wobei darauf zu achten ist, die jährliche Gesamtgrenze nicht zu überschreiten: Der übersteigende Betrag müsste dann nach der Tabelle abgeschrieben werden.

Typische Buchführungsfehler, die überprüft werden sollten

Die meisten Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus buchhalterischen Nachlässigkeiten, die sich von Jahr zu Jahr fortschreiben. Am häufigsten: ein Wirtschaftsgut wird nach Verkauf oder Ausbuchung weiter abgeschrieben, weil niemand die Anlagenkarte aktualisiert hat; der Abschreibungssatz wird auf das gesamte Geschäftsjahr angewandt, obwohl das Gut erst zur Jahresmitte angeschafft wurde, ohne zeitanteilige Berechnung; die Abschreibung erfolgt auf den vollen Rechnungsbetrag, ohne die abziehbare Vorsteuer herauszurechnen oder ohne beim Kauf einer Immobilie den Grundstückswert vom Gebäudewert zu trennen; und Buchführung und Steuererklärung folgen unterschiedlichen Kriterien, ohne dass dokumentiert wird, warum sie voneinander abweichen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist, auf der Anlagenkarte nicht die gewählte Methode, das Zugangsdatum und den angewandten Satz zu dokumentieren: Wechselt die für die Buchführung zuständige Person, oder verlangt das Finanzamt Jahre später einen Nachweis, ist genau diese Karte der Beleg dafür, dass das Kriterium durchgehend konsistent angewandt wurde. In der Praxis empfiehlt es sich, die Abschreibungsübersicht mindestens einmal jährlich zu überprüfen und dabei die verbuchten Werte auf den Konten der kumulierten Abschreibung mit dem tatsächlichen Inventar- und Anlagenverzeichnis abzugleichen.

Bei Zythos Business ist diese Überprüfung des Anlagevermögens fester Bestandteil unseres Jahresabschlusses: Wir kontrollieren, dass jedes Wirtschaftsgut seine Anlagenkarte hat, dass das gewählte Abschreibungstempo nach wie vor das für das Unternehmen günstigste ist und dass die Buchführung mit der Steuererklärung übereinstimmt – damit Selbstständige und KMU den gesetzlichen Spielraum voll ausschöpfen, ohne später böse Überraschungen zu erleben.