Estimación directa oder Módulos: Welche IRPF-Regelung passt zu Ihrem Unternehmen?

Jeder Selbstständige (autónomo), der sich bei der spanischen Steuerbehörde Hacienda anmeldet, stößt früher oder später auf dieselbe Frage: estimación directa oder Módulos? Die Antwort bestimmt, wie die Einkommensteuer (IRPF) berechnet wird, welche formalen Pflichten zu erfüllen sind und, in vielen Fällen, wie viel man Hacienda jedes Quartal zahlt. Frei wählbar ist das nicht immer – es hängt von der Tätigkeit und bestimmten Umsatzgrenzen ab –, aber wer beide Regelungen gut kennt, kann von Anfang an die richtige Entscheidung treffen oder, falls man bereits angemeldet ist, wissen, wann ein Wechsel sinnvoll ist.

Estimación directa: Besteuerung nach dem tatsächlichen Gewinn

Bei der estimación directa wird die IRPF auf Basis des tatsächlichen Gewinns der Tätigkeit berechnet: Einnahmen abzüglich nachweisbarer abzugsfähiger Ausgaben. Es handelt sich um die allgemeine Regelung und die einzige, die für die große Mehrheit der freiberuflich Tätigen zur Verfügung steht (Anwälte, Berater, Designer, Ärzte, IT-Fachleute usw.), die aufgrund der Art ihrer Tätigkeit unabhängig von ihrem Umsatz von den Módulos ausgeschlossen sind.

Innerhalb der estimación directa gibt es zwei Modalitäten. Die normale Modalität, die ab einem bestimmten Jahresumsatz verpflichtend ist, verlangt eine Buchführung nach dem spanischen Handelsgesetzbuch (Journal, Bilanz, Jahresabschluss), wenn es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt, beziehungsweise die Führung von Einnahmen-, Ausgaben-, Anlagegüter- und Rückstellungsbüchern bei freiberuflicher Tätigkeit. Die vereinfachte Modalität, die unterhalb dieser Umsatzschwelle gilt, sofern nicht ausdrücklich darauf verzichtet wird, folgt demselben Schema aus Einnahmen minus Ausgaben, jedoch mit geringeren Buchführungspflichten, und erlaubt den Abzug bestimmter schwer nachweisbarer Ausgaben über einen festen Prozentsatz des Nettoertrags.

Der Vorteil der estimación directa liegt darin, dass sie genau widerspiegelt, was tatsächlich verdient wird: Läuft ein Quartal schlecht, zahlt man weniger IRPF. Der Nachteil ist der Verwaltungsaufwand – jede Rechnung, jede Ausgabe, jeder Beleg muss aufbewahrt und verbucht werden – und dass die Steuerlast in besonders guten Jahren höher ausfallen kann als bei den Módulos.

Estimación objetiva (Módulos): Besteuerung nach Kennzahlen, Indizes und Modulen

Die Módulos-Regelung ermittelt den Nettoertrag anhand objektiver Parameter der Tätigkeit – je nach Tätigkeitsschlüssel (epígrafe) etwa Anzahl der Beschäftigten, vertraglich vereinbarte elektrische Leistung, Quadratmeter des Geschäftslokals oder Anzahl der Fahrzeuge – auf Grundlage von Tabellen, die Hacienda jährlich veröffentlicht, unabhängig vom tatsächlich erzielten Gewinn. Das heißt: Innerhalb bestimmter Bandbreiten zahlt man denselben Betrag, unabhängig davon, ob in einem Quartal mehr oder weniger als erwartet umgesetzt wurde.

Die Módulos stehen nur den von Hacienda ausdrücklich aufgelisteten gewerblichen Tätigkeiten offen (nicht den freiberuflichen): Einzelhandel, Gastronomie und Hotellerie, Güter- und Personentransport, Friseur- und Kosmetiksalons, Reparaturwerkstätten, einige land-, vieh- und forstwirtschaftliche Tätigkeiten und wenig mehr. Neben der richtigen Einordnung im Tätigkeitsschlüssel müssen bestimmte jährliche Umsatz- und Einkaufsgrenzen (Waren und Dienstleistungen, ohne Anlagegüter) eingehalten werden, um in der Regelung zu bleiben; diese Grenzen werden per Ministerialverordnung festgelegt und Jahr für Jahr verlängert, weshalb es sich lohnt, vor jeder Entscheidung den genauen, für das laufende Jahr geltenden Betrag zu prüfen, da er sich von Jahr zu Jahr ändern kann. Zusätzlich gibt es eine spezifische Grenze für Einnahmen von anderen Unternehmern oder Freiberuflern, die zur Rechnungsstellung verpflichtet sind (B2B-Geschäfte), die in der Regel restriktiver ist als die allgemeine Umsatzgrenze.

Der Vorteil der Módulos liegt in der Einfachheit – eine Ausgabe-für-Ausgabe-Buchführung ist nicht nötig – und bei Geschäften mit hohen Margen und wenig tatsächlichen Ausgaben kann diese Regelung günstiger ausfallen als die estimación directa. Das Risiko ist das Gegenteil: Läuft das Geschäft schlecht, wird weiterhin nach dem Modul gezahlt, nicht nach dem tatsächlich Verdienten.

Wann sich ein Wechsel der Regelung lohnt

Der Wechsel von der estimación directa zu den Módulos (oder umgekehrt) erfolgt über die entsprechende Steueranmeldung (modelo 036/037), in der Regel im Dezember des Vorjahres, bevor der Wechsel wirksam werden soll, oder bei Anmeldung der Tätigkeit. Es lohnt sich, die Situation jedes Jahr zu überprüfen, vor allem in folgenden Fällen: wenn sich der Umsatz den Grenzen der Módulos nähert (der Wechsel zur estimación directa kann dann verpflichtend sein, nicht optional); wenn im Unternehmen hohe, tatsächliche Ausgaben anfallen, die bei den Módulos nicht abgezogen werden können; wenn mehr Personal eingestellt oder das Geschäftslokal gewechselt wird und sich dadurch die Modulparameter ändern; oder wenn überwiegend an andere Unternehmen fakturiert wird, was die spezifische B2B-Grenze auslösen und den Ausstieg aus der Regelung erzwingen kann.

Wird auf die Módulos verzichtet, ist zu beachten, dass eine Rückkehr nicht sofort möglich ist: Es gilt eine Mindestverweildauer in der estimación directa, bevor man wieder zu den Módulos wechseln kann. Die Entscheidung sollte deshalb anhand von Prognosen über mindestens zwei Geschäftsjahre getroffen werden, nicht nur mit Blick auf das laufende Quartal.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen genau bei dieser Art von Entscheidungen: Wir analysieren die Tätigkeit, die tatsächlichen Margen und die zu erwartende Geschäftsentwicklung, um festzustellen, welche IRPF-Regelung jeweils am besten passt, und übernehmen die Steueranmeldung sowie alle steuerlichen Pflichten, die sich aus dem Wechsel ergeben – damit die Entscheidung auf Zahlen basiert und nicht auf Vermutungen.