Rimborso chilometrico, trasferte e pasti: cosa può pagare l’azienda senza che sia stipendio

Quando un dipendente usa la propria auto per visitare un cliente, o il team commerciale pranza fuori mentre è in trasferta di lavoro, l’azienda può rimborsare queste spese senza che il Fisco lo consideri uno stipendio mascherato. Questo rimborso è noto come diete e indennità per spese di trasporto e vitto, e il Regolamento IRPF stabilisce fino a quali importi sono esenti da tassazione e da ritenuta. Superare questi limiti, o non poterli documentare, trasforma l’eccedenza in una normale retribuzione in denaro, con la relativa ritenuta e IRPF a carico del lavoratore.

Quali spese rientrano e quali sono i limiti esenti

L’esenzione si applica agli spostamenti fuori dalla sede di lavoro abituale per motivi professionali, non ai tragitti quotidiani di andata e ritorno verso l’ufficio (quello è considerato una spesa personale, non una trasferta). All’interno di questa categoria ci sono tre voci:

Rimborso chilometrico: quando il lavoratore utilizza il proprio veicolo, l’azienda può corrispondergli un importo per chilometro percorso che resta esente fino al limite regolamentare (circa 0,26 €/km, la cifra in vigore dopo l’ultimo aggiornamento), oltre alle spese di pedaggio e parcheggio documentate con fattura. Se l’azienda paga di più per chilometro, l’eccedenza è tassata come stipendio.

Vitto (pasti): l’esenzione varia a seconda che ci sia pernottamento o meno e che lo spostamento avvenga in Spagna o all’estero. Come riferimento indicativo, senza pernottamento l’esenzione si aggira solitamente sui 26,67 €/giorno sul territorio nazionale (circa 48 € all’estero); se è necessario pernottare fuori sede, le cifre si raddoppiano approssimativamente (intorno a 53,34 € e 91 € rispettivamente). Sono importi di riferimento che conviene verificare nella normativa vigente prima di applicarli, poiché sono stati rivisti negli ultimi anni.

Soggiorno (albergo): a differenza del rimborso chilometrico e del vitto, le spese di alloggio non hanno un tetto quantitativo fissato dal Fisco spagnolo; sono esenti per l’importo reale, purché documentate con fattura completa intestata all’azienda o al lavoratore in trasferta.

La documentazione giustificativa: il punto in cui si perdono più verifiche fiscali

L’esenzione non è automatica per il semplice fatto di pagare un importo “entro i limiti”: l’azienda deve poter dimostrare tre elementi se il Fisco lo richiede. Primo, lo spostamento effettivo: giorno, luogo di destinazione e motivo professionale del viaggio (una nota spese, un’email di convocazione a una riunione, un ordine o una visita a un cliente fungono da prova). Secondo, il mezzo di trasporto utilizzato, particolarmente rilevante nel rimborso chilometrico, dove conviene tenere un registro con data, tragitto, chilometri e motivo. Terzo, per il soggiorno e, se si opta per il rimborso della spesa reale nel vitto, la relativa fattura.

Per i lavoratori autonomi che applicano a se stessi queste diete come spesa deducibile, la legge richiede inoltre che il pagamento avvenga tramite un mezzo elettronico tracciabile (carta, bonifico) e non in contanti, e che risulti documentato il giorno, il luogo dello spostamento e il relativo motivo. Senza questa tracciabilità, il Fisco può respingere la deduzione nella sua interezza, non solo l’eccedenza.

Errori frequenti da evitare

Il più comune è pagare una “diaria fissa” mensile uguale ogni mese, senza collegarla a spostamenti reali: in questo caso non è più una diaria, ma diventa retribuzione, indipendentemente da come viene tassata. Un altro errore classico è confondere il rimborso chilometrico con il vitto e applicare il limite sbagliato, oppure pagare pranzi di lavoro nella propria città (senza spostamento fuori dalla sede abituale) come se fossero diarie esenti. È frequente anche dimenticare che, se l’eccedenza rispetto al limite esente viene tassata come stipendio, questo può avere ripercussioni anche sui contributi previdenziali, non solo sull’IRPF. Ed è bene ricordare che queste esenzioni sono pensate per il lavoratore o l’autonomo che si sposta; le spese di rappresentanza con i clienti (pranzi, omaggi) seguono regole diverse, con un proprio limite di deducibilità nell’Imposta sulle Società.

In Zythos Business verifichiamo con ogni cliente come documentare correttamente il rimborso chilometrico, le diarie e le spese di viaggio prima che arrivino in busta paga o in dichiarazione, in modo che né l’azienda paghi più tasse del dovuto né il lavoratore si trovi con una ritenuta inaspettata. Se hai dubbi su quali spostamenti specifici della tua attività possano essere rimborsati esenti da IRPF, è meglio verificarlo in anticipo piuttosto che doverlo correggere durante un controllo fiscale.