Steuerkalender 2026: Das ändert sich für Selbstständige und KMU durch Veri*Factu und die automatischen Datenabgleiche der Finanzbehörde

Der Steuerkalender 2026 verlangt von Selbstständigen und KMU erneut, die Fristen der spanischen Finanzbehörde (Hacienda) im Blick zu behalten. Neu hinzu kommt in diesem Jahr jedoch ein Faktor, der die Arbeitsweise vieler Unternehmen grundlegend verändert: die schrittweise Einführung überprüfbarer Rechnungssysteme (Veri*Factu) sowie der verstärkte automatische Datenabgleich, den die Agencia Tributaria zwischen den Angaben zur Mehrwertsteuer, zu Quellensteuern und zur Körperschaft- bzw. Einkommensteuer vornimmt. Dabei geht es längst nicht mehr nur um Termine, sondern darum, dass Buchhaltung und Rechnungsstellung in Echtzeit stimmen – denn der Spielraum für nachträgliche Korrekturen wird immer kleiner.

Was der Kalender 2026 mit sich bringt

Die Struktur der wiederkehrenden Pflichten bleibt unverändert: Selbstständige und KMU in der direkten Gewinnermittlung oder im allgemeinen Mehrwertsteuersystem reichen weiterhin vierteljährlich das Modell 303 (Mehrwertsteuer) sowie das Modell 130 bzw. 131 (Vorauszahlung auf die Einkommensteuer, je nach direkter oder objektiver Schätzung) ein. Wer Angestellte oder Freiberufler beschäftigt, bei denen Quellensteuer einbehalten wird, kommt zudem um das Modell 111 nicht herum. Eigentümer, die Geschäftsräume oder Büros vermieten, die der Tätigkeit dienen, müssen zusätzlich das Modell 115 abgeben. Nach Abschluss des Geschäftsjahres folgen die Jahresübersichten – Modell 390 (Mehrwertsteuer), 190 (Lohnsteuerabzüge) und 347 (Geschäfte mit Dritten oberhalb des festgelegten Schwellenwerts) – und für Kapitalgesellschaften das Modell 200 der Körperschaftsteuer mit den unterjährigen Vorauszahlungen (Modell 202).

Die eigentliche Neuerung 2026 ist die endgültige Verankerung der Pflicht, eine Rechnungssoftware zu nutzen, die die Antifraud-Anforderungen erfüllt – bekannt als Veri*Factu: Systeme, die garantieren, dass einmal ausgestellte Rechnungen weder verändert noch gelöscht werden können, und die in der Echtzeit-Variante die Daten im Moment der Rechnungsstellung direkt an die Agencia Tributaria übermitteln. Der genaue Zeitpunkt des Inkrafttretens wurde je nach Steuerpflichtigem in mehreren Stufen präzisiert. Es lohnt sich daher, mit dem eigenen Steuerberater oder dem Hersteller der Rechnungssoftware das exakte Datum für das eigene Unternehmen abzuklären, statt sich auf ein pauschales Datum zu verlassen. Parallel dazu setzt sich der Trend der vergangenen Jahre fort, die Beiträge von Selbstständigen im System der tatsächlichen Einkünfte (RETA) genauer zu prüfen – mit der entsprechenden jährlichen Regularisierung, wenn die endgültigen Einkünfte nicht mit der bei der Wahl der Beitragsbemessungsgrundlage getroffenen Prognose übereinstimmen.

Gleichzeitig behält die Hacienda die automatischen Hinweise und Aufforderungen bei und baut sie weiter aus, die ausgelöst werden, sobald Abweichungen zwischen den Angaben im Modell 303, 130/131, 190 und später in der Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuererklärung festgestellt werden. Diese Abgleiche hängen längst nicht mehr von einer Vor-Ort-Prüfung ab: Sie werden systemseitig ausgelöst, sobald die Beträge zwischen den Formularen nicht übereinstimmen.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Für Selbstständige und KMU ergeben sich daraus mehrere praktische Handlungsfelder. Erstens: so früh wie möglich prüfen, ob die eigene Rechnungssoftware (oder die der Steuerkanzlei) bereits die Veri*Factu-Anforderungen erfüllt – und das nicht auf das letzte Quartal verschieben. Ein Wechsel des Rechnungssystems mitten im Geschäftsjahr, mit bereits erfassten Kunden und Lieferanten, dauert erfahrungsgemäß immer länger als geplant. Zweitens: Wer im RETA nach tatsächlichen Einkünften Beiträge zahlt, sollte rechtzeitig – am besten vor November – eine Jahresendschätzung mit Puffer erstellen, um die Beitragsbemessungsgrundlage anzupassen und eine abschließende Regularisierung zu vermeiden, bei der plötzlich größere Beträge nachgezahlt oder zurückgefordert werden müssen. Drittens: jedes Quartal die vereinnahmte und die abzugsfähige Mehrwertsteuer mit dem tatsächlichen Buchhaltungsstand abgleichen, bevor das Modell 303 eingereicht wird, statt sich allein auf die Vorschläge der Rechnungssoftware zu verlassen – denn eine Abweichung zwischen dem vierteljährlichen 303 und dem jährlichen 390 zählt zu den häufigsten Prüfungsanlässen.

Auch die Vorauszahlung auf die Körperschaftsteuer (Modell 202) lässt sich jetzt gut vorausplanen, falls Ihr Unternehmen den Schwellenwert überschreitet, ab dem sie Pflicht wird – am besten mit den tatsächlichen Zahlen des laufenden Geschäftsjahres statt nur mit dem Ergebnis des Vorjahres, damit im Juli keine böse Überraschung mit einer viel höheren Zahlung droht. Und unabhängig von der Rechtsform lohnt sich ein früher Blick auf die Ihnen zustehenden Abzüge – Investitionen, Forschung und Entwicklung, Einstellungen, Digitalisierung –, denn viele davon gehen nicht verloren, weil die Voraussetzungen nicht erfüllt wären, sondern schlicht, weil sie nicht rechtzeitig dokumentiert wurden.

Bei Zythos Business sorgen wir genau dafür, dass unsere Mandanten von diesen Terminen nicht überrascht werden: Wir verfolgen den Steuerkalender für jedes Unternehmen einzeln, gleichen die Angaben mit der tatsächlichen Buchhaltung ab, bevor wir ein Modell einreichen, und geben rechtzeitig Bescheid, wenn Beiträge, Vorauszahlungen oder das Rechnungssystem an die geltenden Vorschriften angepasst werden müssen. Die Gewissheit, dass jedes Quartal stimmt und pünktlich eingereicht wird, macht am Ende den Unterschied, ob Sie Ihr Unternehmen führen – oder Ihr Unternehmen Sie.