Berichtigungsrechnungen: So korrigieren Sie sie fehlerfrei bei der Mehrwertsteuer

Jedes Unternehmen stellt irgendwann einmal eine fehlerhafte Rechnung aus: eine falsch angewandte Mehrwertsteuer, ein erst nach der Zahlung vereinbarter Rabatt, eine Warenrücksendung oder – der unangenehmste Fall – ein Kunde, der nicht zahlt. In all diesen Fällen besteht die Lösung nicht darin, „einfach eine neue Rechnung zu schreiben“ oder gar die ursprüngliche Rechnung von Hand zu stornieren: Das Gesetz schreibt vor, eine Berichtigungsrechnung auszustellen – ein Dokument mit eigener Serie und Nummerierung, das eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise korrigiert. Wird dies korrekt gemacht, verhindert man, dass die Finanzverwaltung Abweichungen zwischen den gemeldeten und den tatsächlich ausgestellten Rechnungen feststellt und dass die abgeführte oder abgezogene Mehrwertsteuer über mehrere Quartale hinweg falsch ausgewiesen bleibt.

Die drei typischen Fälle

Der erste ist der materielle Fehler oder Rechenfehler: ein falscher Mehrwertsteuersatz, eine falsch übertragene Steuernummer, eine falsch berechnete Bemessungsgrundlage. Hier korrigiert die Berichtigungsrechnung einfach den fehlerhaften Wert; es empfiehlt sich, im Dokument anzugeben, welche Rechnung ersetzt wird und aus welchem Grund die Berichtigung erfolgt.

Der zweite Fall ist die Warenrücksendung oder ein nachträglich gewährter Rabatt (Rückvergütungen, Mengenrabatte, kaufmännische Retouren). Ändert sich die Bemessungsgrundlage nach der Rechnungsstellung, muss berichtigt werden, um den neuen Betrag abzubilden – entweder durch Reduzierung von Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag oder, alternativ, durch Ausstellung einer Rechnung „über die Differenz“ mit dem Nettobetrag der Änderung.

Der dritte Fall ist der Zahlungsausfall, der heikelste, da er nicht allein vom Willen des Rechnungsstellers abhängt. Um die von einem zahlungsunfähigen Kunden geschuldete, aber nicht abgeführte Mehrwertsteuer zurückfordern zu können, verlangt das Gesetz, dass die Forderung als uneinbringlich erklärt wird: Der Zahlungseingang muss angemahnt worden sein (gerichtlich oder per notarieller Zahlungsaufforderung), und die gesetzliche Frist muss ergebnislos verstrichen sein. Diese Frist beträgt sechs Monate für kleine und mittlere Unternehmen mit einem Umsatzvolumen von höchstens 6.010.121,04 Euro und ein Jahr für alle übrigen Unternehmen. Erst dann darf die Berichtigungsrechnung ausgestellt werden, die den in Rechnung gestellten Mehrwertsteuerbetrag storniert.

Fristen, die Sie nicht verstreichen lassen dürfen

Grundsätzlich kann eine Berichtigungsrechnung wegen eines Fehlers jederzeit innerhalb von vier Jahren ab dem Ereignis ausgestellt werden, das die Berichtigung erforderlich macht (die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist) – sinnvoll ist es jedoch, dies unmittelbar nach Entdeckung des Fehlers zu tun, ohne zu warten.

Beim Zahlungsausfall ist die Lage anders und deutlich strenger: Sobald die Frist von sechs Monaten bzw. einem Jahr abgelaufen ist, ab der die Forderung als uneinbringlich gilt, haben Sie drei Monate Zeit, um die Berichtigungsrechnung auszustellen. Verstreicht diese Frist, verlieren Sie das Recht, die Mehrwertsteuer aus dieser Rechnung zurückzufordern. Zudem muss die Ausstellung der Finanzverwaltung innerhalb des darauffolgenden Monats mitgeteilt werden. Da diese Fristen in Wochen und nicht in Quartalen zu zählen sind, empfiehlt es sich, unbezahlte Rechnungen ab ihrem Fälligkeitsdatum in einem eigenen Kalender zu verfolgen.

So wird sie in Modell 303 erfasst

Die Berichtigung wird nicht einfach in den normalen Feldern für die abgeführte Mehrwertsteuer des laufenden Quartals „untergebracht“, als handle es sich um einen ganz normalen Verkauf: Modell 303 verfügt über eigene Felder für Änderungen der Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge, sowohl nach oben als auch nach unten, getrennt von der laufenden Rechnungsstellung. Die Berichtigung wird in dem Zeitraum erklärt, in dem die Berichtigungsrechnung ausgestellt wird – nicht im Zeitraum der ursprünglichen Rechnung und, von sehr konkreten Ausnahmen abgesehen, auch nicht über eine ergänzende Steuererklärung für das alte Quartal.

Das hat eine wichtige praktische Konsequenz: Hat Ihr Kunde die Mehrwertsteuer aus der ursprünglichen Rechnung bereits abgezogen, zwingt ihn die Berichtigung ebenfalls dazu, seine abgezogene Vorsteuer in seinem eigenen Modell 303 anzupassen – in der Regel in dem Zeitraum, in dem er die Berichtigungsrechnung erhält. Deshalb ist es so wichtig, den Nachweis über Versand oder Empfang der Berichtigungsrechnung aufzubewahren, insbesondere bei Zahlungsausfällen: Hier kann die Finanzverwaltung verlangen, dass alle Voraussetzungen (vorherige Mahnung, Fristen, Mitteilung) nachgewiesen werden, bevor sie den Steuerabzug anerkennt.

Bei Zythos Business prüfen wir jedes Quartal die Berichtigungsrechnungen, bevor sie in das Modell 303 einfließen, und kontrollieren, ob Grund, Frist und verwendetes Feld korrekt sind. Zudem warnen wir rechtzeitig, wenn bei einem Zahlungsausfall die Frist zur Rückforderung der Mehrwertsteuer bald abläuft. Für Selbstständige und kleine Unternehmen macht diese kontinuierliche Kontrolle den entscheidenden Unterschied – zwischen dem Zurückerhalten dessen, was ihnen zusteht, und dem Verlust eines Rechts wegen eines unbemerkt verstrichenen Termins.