Assumere il primo dipendente in Spagna: cosa deve sapere l’imprenditore straniero

Assumere il primo dipendente è una tappa fondamentale per qualsiasi impresa. In Spagna è anche il momento in cui la vostra società smette di essere soltanto un contribuente e diventa un datore di lavoro, con obblighi specifici nei confronti della Previdenza Sociale, dell’amministrazione fiscale e del lavoratore. Le regole non sono complicate una volta conosciute, ma differiscono da quelle di molti altri Paesi. Questa guida spiega l’essenziale partendo da zero.

Il costo reale di un dipendente: più dello stipendio

La prima sorpresa per la maggior parte degli imprenditori stranieri è che lo stipendio lordo indicato nel contratto non coincide con quanto il dipendente costa all’azienda. Oltre a questo, il datore di lavoro versa la propria quota di Previdenza Sociale (Seguridad Social), il sistema pubblico che finanzia pensioni, indennità di disoccupazione, indennità di malattia e copertura sanitaria dei lavoratori. Il contributo a carico del datore di lavoro è una percentuale significativa dello stipendio lordo, e le aliquote esatte dipendono dal tipo di contratto, dal gruppo professionale e dalle norme contributive in vigore per l’anno, che vengono aggiornate periodicamente. A titolo orientativo, mettete in budget un sovraccosto non trascurabile rispetto alla retribuzione lorda, invece di dare per scontato che stipendio e costo coincidano.

Nel calcolo rientrano anche altre voci: il diritto alle ferie retribuite (30 giorni di calendario all’anno è il minimo di legge abituale), le mensilità aggiuntive previste da molti contratti (in Spagna gli stipendi sono spesso erogati in 12 o 14 mensilità), l’eventuale indennità di fine rapporto e il contratto collettivo (convenio colectivo). Si tratta di un accordo di settore che può fissare retribuzioni minime, orario di lavoro e benefit aggiuntivi per il vostro comparto e la vostra provincia. È vincolante anche se il contratto individuale non lo menziona, quindi verificate sempre quale si applica prima di proporre uno stipendio.

Iscrizione come datore di lavoro e firma del contratto

Prima di assumere, la vostra società deve essere registrata presso la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social), l’ente che gestisce l’iscrizione e i contributi della Previdenza Sociale. In pratica significa ottenere un codice di conto di contribuzione del datore di lavoro e poi iscrivere il lavoratore (alta) prima che inizi a lavorare. L’iscrizione tardiva è uno degli errori più comuni e più sanzionati, quindi l’ordine conta: prima contratto e iscrizione, poi il primo giorno di lavoro. Le iscrizioni si effettuano normalmente online tramite il sistema elettronico della Previdenza Sociale, con certificato digitale o identità elettronica equivalente.

Il dipendente deve avere un NIE spagnolo (Número de Identidad de Extranjero), il numero di identificazione fiscale per gli stranieri, oppure il DNI se è spagnolo, e un numero di Previdenza Sociale. Se il lavoratore non è cittadino UE, serve inoltre l’adeguata autorizzazione di lavoro, che va verificata prima dell’assunzione.

La legge spagnola privilegia i contratti a tempo indeterminato. I contratti a termine sono ormai limitati a situazioni specifiche e motivate, come una reale esigenza produttiva temporanea o la sostituzione di un lavoratore assente, quindi non è possibile scegliere un contratto breve per semplice comodità. È consentito un periodo di prova (periodo de prueba), con una durata massima stabilita dalla legge e dal contratto collettivo. I contratti devono essere redatti per iscritto, indicare la categoria professionale, l’orario e la retribuzione e rispettare il contratto collettivo applicabile. I dati del contratto vengono inoltre comunicati al servizio pubblico per l’impiego.

Buste paga, Modelo 111 e a chi affidarle

Ogni mese si emette una busta paga (nómina) che riporta la retribuzione lorda, il contributo previdenziale del dipendente e l’imposta sul reddito trattenuta. Quella ritenuta è il punto fiscale chiave: si trattiene una parte dell’imposta sul reddito del dipendente (IRPF, l’imposta spagnola sul reddito delle persone fisiche) e la si versa all’AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria, l’agenzia delle entrate spagnola). Si dichiara con il Modelo 111, un modulo da presentare periodicamente, di norma ogni trimestre per le piccole imprese, nel quale si indicano gli importi trattenuti ai dipendenti e a determinati professionisti. All’inizio dell’anno successivo segue il riepilogo annuale, il Modelo 190. La percentuale di ritenuta non si sceglie liberamente: dipende dallo stipendio, dalla situazione familiare e da altri dati personali forniti dal dipendente.

I contributi previdenziali si liquidano separatamente, ogni mese, tramite la TGSS. Il mancato rispetto di una scadenza, in uno qualsiasi dei due sistemi, comporta maggiorazioni, per cui è importante avere un calendario affidabile.

Infine, una domanda pratica: chi deve occuparsi di tutto questo? La consulenza del lavoro (asesoría laboral) copre contratti, iscrizioni, buste paga e Previdenza Sociale. La consulenza fiscale (asesoría fiscal) copre il Modelo 111, l’IVA, l’imposta sulle società o sul reddito del lavoratore autonomo e la contabilità. Le due aree devono essere coordinate, perché le buste paga alimentano direttamente la contabilità e le dichiarazioni fiscali. Molte piccole imprese scelgono un unico studio per entrambe, così da evitare discrepanze e doppi lavori.

In Zythos Business assistiamo professionisti autonomi e piccole imprese, tra cui molte guidate da imprenditori stranieri, affinché la prima assunzione sia un passaggio fluido e non una fonte di sorprese: vi aiutiamo a stimare il costo reale, a predisporre le iscrizioni e a mantenere allineati buste paga, ritenute e contabilità fin dal primo giorno.