Jahresabschluss: Checkliste, damit die Körperschaftsteuer keine bösen Überraschungen bringt

Den Jahresabschluss zu erstellen heißt nicht, „nachzutragen, was noch fehlt, und die Bilanz zu erzeugen“. Jetzt wird die Buchhaltung zur Grundlage der Körperschaftsteuer (Impuesto de Sociedades, Modelo 200), und jeder Fehler, den Sie mitschleppen, führt zu einer falsch berechneten Steuerschuld, einer Berichtigung oder einer Prüfung durch die Finanzverwaltung (Hacienda). Diese Checkliste eignet sich sowohl für KMU als auch für Selbstständige, die die Buchhaltung einer Gesellschaft führen oder Geschäftsführer einer Gesellschaft sind.

Was der Jahresabschluss ist und warum er die Körperschaftsteuer bestimmt

Der Jahresabschluss umfasst alle Anpassungen und Prüfungen, die am Ende des Geschäftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr) vorgenommen werden, damit der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild des Unternehmens vermittelt. Das daraus resultierende Handelsergebnis ist der Ausgangspunkt der Körperschaftsteuer: Darauf werden die steuerlichen Anpassungen angewendet (nicht abzugsfähige Aufwendungen, offene Verlustvorträge, Rücklagen usw.).

Deshalb kommt es auf die Reihenfolge an: Zuerst wird die Buchhaltung abgeschlossen und abgestimmt; danach wird die Körperschaftsteuer berechnet, und erst ganz am Ende wird der Steueraufwand gebucht und die Abschlussbuchung vorgenommen. Wer es umgekehrt macht oder das Formular so „zurechtbiegt“, dass eine bestimmte Zahl herauskommt, sorgt dafür, dass Bücher und Steuererklärung nicht übereinstimmen.

Die Checkliste Schritt für Schritt

1. Vorabstimmungen. Bevor Sie irgendetwas anfassen, prüfen Sie, ob das Journal stimmt (Soll = Haben), ob die Summen- und Saldenliste keine ungewöhnlichen Salden aufweist (Kunden mit Habensaldo, Lieferanten mit Sollsaldo, negative Kasse) und ob keine Durchlauf- oder Übergangskonten mit Saldo übrig sind. Stimmen Sie außerdem das Umsatzsteuerbuch mit den Konten für Vorsteuer und Umsatzsteuer ab, und gleichen Sie die eingereichten Modelos 303 und 111 mit den in jedem Quartal gebuchten Beträgen ab. Eine Differenz an dieser Stelle deutet meist auf eine doppelt erfasste Rechnung, eine nicht gebuchte Einbehaltung oder eine Buchung mit falschem Datum hin.

2. Bankabstimmung. Stimmen Sie jedes Bankkonto zum 31. Dezember mit dem Kontoauszug ab: Der Buchsaldo muss mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmen, abgesehen von eindeutig identifizierten durchlaufenden Posten. Prüfen Sie Ein- und Auszahlungen ohne Buchung, Gebühren, Zinsen und Darlehensraten (getrennt nach Tilgung und Zinsen). Ein Bankkonto mit negativem Buchsaldo bedeutet fast immer, dass Zahlungen oder Einzahlungen fehlen.

3. Abschreibungen. Prüfen Sie, ob jedes Wirtschaftsgut des Anlagevermögens eine Karteikarte mit Zugangsdatum, Wert und Abschreibungssatz hat und ob die Jahresabschreibung gebucht ist. Kontrollieren Sie die im Geschäftsjahr angeschafften Güter (die Abschreibung beginnt mit der Inbetriebnahme) und achten Sie darauf, dass Sie keine bereits ausgebuchten oder vollständig abgeschriebenen Güter weiter abschreiben. Steuerlich unterliegt der Abzug Grenzen und Tabellen: Die handelsrechtliche Abschreibung sollte daher mit dem steuerlich abzugsfähigen Betrag abgeglichen werden.

4. Rechnungsabgrenzung. Aufwendungen und Erträge werden dem Geschäftsjahr zugeordnet, zu dem sie gehören, nicht dem Zeitpunkt der Zahlung oder des Zahlungseingangs. Prüfen Sie im Voraus bezahlte Versicherungen, die einen Teil des Folgejahres abdecken, Abonnements, Mieten, Dezember-Rechnungen, die erst im Januar eintreffen, sowie erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen. Jeder dieser Fälle wird mit einer Abgrenzungsbuchung korrigiert (und deren Rückbuchung bei der Eröffnung des Folgejahres).

5. Vorräte, Rückstellungen und Wertberichtigungen. Falls Sie Lagerbestand haben, bewerten Sie ihn anhand einer tatsächlichen Inventur. Prüfen Sie zweifelhafte Forderungen sowie Rechtsstreitigkeiten oder Risiken, die eine Rückstellung erfordern; beachten Sie, dass für deren steuerliche Abzugsfähigkeit eigene Voraussetzungen gelten.

6. Konten mit Gesellschaftern und Geschäftsführern. Salden mit Gesellschaftern, Darlehen und Vergütungen müssen dokumentiert sein und zu Verträgen und Gehaltsabrechnungen passen. Hier entstehen häufig Abweichungen, und verbundene Geschäfte werden oft falsch behandelt.

Empfohlene Reihenfolge und häufige Fehler

Eine Arbeitsreihenfolge, die sich bewährt hat: (1) Abstimmungen und Umsatzsteuer, (2) Banken, (3) Abschreibungen, (4) Abgrenzungen, Vorräte und Rückstellungen, (5) Berechnung der Körperschaftsteuer mit den steuerlichen Anpassungen, (6) Buchung des Steueraufwands und (7) Abschluss- und Umbuchungen. Danach wird das Folgejahr mit den Endsalden eröffnet.

Die Fehler, die am häufigsten für böse Überraschungen sorgen:

• Die Steuer berechnen, bevor die Anpassungen abgeschlossen sind, sodass sich das Ergebnis danach noch ändert und die Erklärung veraltet ist.
• Den anzuwendenden Steuersatz und die Art der Gesellschaft nicht prüfen: Man geht von der Vorjahreserklärung aus, nicht von Annahmen.
• Offene Verlustvorträge vergessen oder sie anwenden, ohne die aktuell geltenden Grenzen zu prüfen.
• Den Abschluss mit nicht abgestimmter Bank oder mit ungeklärten Gesellschafterkonten erstellen.
• Die Buchhaltung nach der Einreichung ändern, ohne die Erklärung zu berichtigen, sodass Bücher und Modelo 200 voneinander abweichen.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Eine Gesellschaft schließt mit einem Handelsergebnis von 50.000 Euro ab. Entdeckt sie im Januar eine nicht gebuchte Dezember-Rechnung über 10.000 Euro, sinkt das Ergebnis auf 40.000 Euro, und die Bemessungsgrundlage der Steuer ändert sich im gleichen Verhältnis. Das vor der Einreichung zu bemerken, ist eine Formalität; danach ist es eine Berichtigung.

Denken Sie außerdem daran, dass die Fristen für die Abgabe des Modelo 200 und für die Hinterlegung der Jahresabschlüsse vom Ende des jeweiligen Geschäftsjahres abhängen: Lesen Sie sie immer in den aktuell geltenden Vorschriften nach oder fragen Sie Ihren Berater, statt sie als bekannt vorauszusetzen.

Bei Zythos Business behandeln wir den Jahresabschluss als geordneten, überprüften Prozess: Wir stimmen Bücher und eingereichte Steuererklärungen ab, prüfen Abschreibungen und Abgrenzungen und berechnen erst dann die Körperschaftsteuer, damit das, was Sie erklären, mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmt. Wenn Sie den nächsten Abschluss ohne Überraschungen erreichen möchten, begleiten wir Sie gern schon jetzt und nicht erst im letzten Moment.