Contratar al primer empleado: cuánto cuesta realmente una nómina a la empresa

Cuando un autónomo o una pyme se plantea contratar a su primera persona, la pregunta suele ser «¿cuánto le pago?». La pregunta correcta es otra: ¿cuánto me cuesta de verdad? Entre lo que cobra el trabajador y lo que sale de la cuenta de la empresa hay una diferencia importante que conviene conocer antes de firmar el contrato.

Bruto, neto y coste empresa: tres cifras distintas

Las conversaciones sobre salarios mezclan tres conceptos que no deben confundirse:

Salario neto: lo que el trabajador recibe en su cuenta cada mes. Es lo que le importa a él.

Salario bruto: el importe pactado en contrato o convenio, antes de descuentos. De él se restan la cotización a la Seguridad Social a cargo del trabajador y la retención de IRPF, que la empresa ingresa en Hacienda por cuenta del empleado.

Coste empresa: el bruto más las cotizaciones sociales que paga el empleador. Es lo que realmente desembolsa el negocio.

Un ejemplo con números redondos: un contrato con 24.000 euros de bruto anuales. Si tomamos como referencia una cotización empresarial en torno al 31 %, la empresa añade unos 7.400 euros en Seguridad Social, de modo que el coste total ronda los 31.400 euros al año, es decir, algo más de 2.600 euros mensuales para un bruto de 2.000 euros. El neto del trabajador será bastante inferior a esos 2.000 euros, y dependerá de su situación personal y de su retención de IRPF.

La Seguridad Social a cargo de la empresa

La empresa cotiza por cada trabajador sobre su base de cotización. De forma orientativa, el conjunto de aportaciones del empleador (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) suele situarse alrededor del 30-32 % de la base. Recuerda que:

— El porcentaje exacto varía según el tipo de contrato, la actividad (la cotización por accidentes depende del CNAE) y los tipos que fije cada año la normativa. Compruébalos siempre en la fuente oficial vigente.

— La base de cotización no es solo el salario base: incluye pagas extra prorrateadas y otros conceptos retributivos.

— Hay otras partidas que a menudo se olvidan: vacaciones, pagas extraordinarias, cotización de las pagas, posibles mejoras del convenio, prevención de riesgos laborales, el reconocimiento médico y la gestión laboral.

Como regla práctica, para presupuestar conviene multiplicar el bruto por un factor de aproximadamente 1,3 y añadir un pequeño margen para imprevistos.

Bonificaciones y obligaciones fiscales

Existen bonificaciones y reducciones en las cuotas empresariales para determinados contratos, por ejemplo la contratación indefinida de ciertos colectivos, la transformación de contratos temporales o la contratación de personas jóvenes o con discapacidad. Las condiciones, importes y duración cambian con frecuencia y exigen cumplir requisitos (mantenimiento del empleo, estar al corriente de pago, etc.). Antes de contar con una bonificación en tus números, verifica que la tuya está vigente y que cumples todas las condiciones.

Además del coste, contratar implica obligaciones formales:

— Alta del trabajador en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar, y comunicación del contrato.

— Nómina mensual y cotización a la Seguridad Social dentro de plazo.

— Modelo 111: declaración trimestral de las retenciones de IRPF practicadas a los trabajadores (y a profesionales). Se presenta aunque la retención de un periodo sea pequeña.

— Modelo 190: resumen anual de retenciones, con el detalle de cada perceptor, que se presenta en enero del año siguiente.

— Contabilidad: registrar el gasto de personal (sueldos y Seguridad Social a cargo de la empresa), la deuda con Hacienda y con la Seguridad Social, y el pago de la nómina.

— Prevención de riesgos laborales y la documentación laboral que exija el convenio aplicable.

Errores comunes

Los más habituales son fijar el sueldo pensando solo en el neto, olvidar que las pagas extra también cotizan, no revisar el convenio colectivo aplicable (que puede imponer un salario mínimo superior al pactado) y descuidar el 111 en los trimestres sin movimientos aparentes.

En Zythos Business ayudamos a autónomos y pymes a calcular el coste real de cada contratación antes de dar el paso, a revisar qué bonificaciones son aplicables y a llevar nóminas, Seguridad Social y modelos 111 y 190 sin sobresaltos. Así, tu primera contratación se convierte en una decisión informada y no en una sorpresa a final de trimestre.