Modello 111 e modello 190: come dichiarare le ritenute a lavoratori e professionisti senza errori

Se paghi stipendi o fatture di professionisti, il fisco spagnolo (Hacienda) ti rende suo collaboratore: trattieni una parte del pagamento a titolo di acconto dell’IRPF del percettore e la versi tu. Questo meccanismo si riflette in due modelli che conviene capire insieme: il modello 111, che si presenta ogni trimestre, e il modello 190, il riepilogo annuale che deve coincidere con quanto dichiarato durante l’anno.

Chi deve trattenere e cosa si dichiara nel 111

Sono obbligati a effettuare le ritenute le società, ma anche i lavoratori autonomi e gli altri imprenditori che esercitano un’attività economica, quando corrispondono determinati redditi. Non trattiene il privato che paga a titolo personale. I pagamenti più comuni che comportano l’obbligo di ritenuta sono:

• Redditi di lavoro: stipendi e salari, nonché altre retribuzioni di lavoro come le indennità di trasferta non esenti da imposizione.
• Attività professionali: fatture di avvocati, consulenti, medici, designer, traduttori, formatori e altri professionisti che fatturano con IRPF.
• Altri casi: premi, alcune attività agricole, zootecniche o forestali e i compensi degli amministratori di società.

L’affitto di locali ha un proprio modello (il 115) e non va nel 111. Confonderli è una delle distrazioni più frequenti.

L’obbligo di presentare il 111 sorge quando nel trimestre hai effettuato ritenute. Si presenta con cadenza trimestrale, entro i primi venti giorni di calendario del mese successivo alla chiusura del trimestre. Quello del quarto trimestre ha una scadenza leggermente diversa e termina a fine gennaio, quindi conviene consultare il calendario ufficiale dell’esercizio. Se in un trimestre non hai trattenuto nulla a nessuno, di norma non c’è nulla da presentare, a meno che tu non sia un soggetto tenuto a dichiarare «senza attività» in base al tuo caso concreto.

Aliquote di ritenuta applicabili

L’aliquota dipende da chi riceve il pagamento e da cosa percepisce:

• Lavoratori dipendenti: non esiste una percentuale fissa. Si calcola con la procedura generale dell’AEAT a partire dalla retribuzione annua prevista, dalla situazione familiare e dalle circostanze del lavoratore. Il risultato cambia da una busta paga all’altra, quindi la percentuale non si «inventa»: si usa il programma di elaborazione delle paghe o il simulatore ufficiale.
• Professionisti: in generale, il 15% sull’imponibile della fattura (IVA esclusa).
• Professionisti all’avvio dell’attività: un’aliquota ridotta del 7% nell’anno di apertura e nei due successivi, purché non abbiano esercitato nell’anno precedente e il percettore lo comunichi per iscritto al pagatore.
• Amministratori e membri di consigli di amministrazione: hanno un’aliquota specifica, con una riduzione per le entità di piccole dimensioni. Verificala ogni esercizio prima di applicarla.

Un esempio con cifre tonde: un designer ti fattura 1.000 € di imponibile più 210 € di IVA. Trattieni il 15% di 1.000 €, cioè 150 €. Gli paghi 1.060 € (1.210 − 150) e quei 150 € vanno nella casella corrispondente ai professionisti del 111 del trimestre in cui la fattura è maturata. La ritenuta si calcola sempre sull’imponibile, mai sul totale comprensivo di IVA.

Come far quadrare il 111 trimestrale con il 190 annuale

Il modello 190 si presenta a gennaio dell’anno successivo e dettaglia, percettore per percettore, quanto hai pagato e trattenuto nel corso dell’intero esercizio. La logica è semplice: la somma dei quattro modelli 111 deve coincidere con i totali del 190, sia per numero di percettori sia per importi corrisposti e ritenute versate. Il fisco incrocia i due modelli e li confronta anche con i dati che ogni percettore vede nella propria bozza di dichiarazione dei redditi.

Gli squadrature più ricorrenti sono queste:

• Fattura imputata al trimestre sbagliato: la ritenuta si dichiara quando si paga o diventa esigibile, non quando ci si ricorda di averla.
• Ritenuta effettuata e non versata, oppure versata in un modello che non è quello corretto (per esempio, un affitto nel 111).
• Percettori omessi nel 190, spesso un professionista occasionale che ha fatturato una sola volta.
• Chiavi e sottochiavi assegnate male: il 190 distingue tra lavoratori, professionisti e altri redditi, e un errore di chiave può trascinarsi dietro una squadratura.
• Dati identificativi errati: un NIF sbagliato o un nome che non coincide con l’anagrafe tributaria provoca scarti.

Una buona pratica è riconciliare alla chiusura di ogni trimestre: il conto dell’Erario (Hacienda Pública), creditore per ritenute effettuate, deve azzerarsi dopo il pagamento del 111. Se riporta un saldo, qualcosa è stato contabilizzato in più o in meno, ed è molto più facile correggerlo ad aprile o a luglio che a gennaio con il 190 alle porte.

Se rilevi un errore in un 111 già presentato, lo si corregge con una dichiarazione integrativa, e il 190 deve riflettere la cifra definitiva. Presentare fuori termine o con errori comporta maggiorazioni o sanzioni, quindi anticiparsi costa meno.

In Zythos Business gestiamo la contabilità e i modelli dei nostri clienti come un unico sistema: le ritenute vengono riconciliate ogni trimestre con i libri contabili, così il 190 di gennaio è una conferma e non una sorpresa. Se vuoi verificare come stai dichiarando le tue ritenute, saremo lieti di darti una mano.