Sociedad inactiva: qué sigues obligado a presentar aunque no factures nada

Es una de las confusiones más caras entre pequeños empresarios: creer que, si la sociedad no factura, no hay nada que presentar. Una sociedad inactiva no es una sociedad inexistente. Mientras no se extinga formalmente, sigue teniendo NIF, sigue figurando en el Registro Mercantil y sigue sujeta a sus obligaciones fiscales y mercantiles. Hoy, en 2026, la Administración cruza estos datos automáticamente, y el silencio se detecta.

Qué sigues obligado a presentar con la sociedad parada

Modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades. Toda sociedad mercantil está obligada a presentarlo cada ejercicio, aunque no haya tenido ingresos, tenga pérdidas o el resultado sea cero. Con ejercicio coincidente con el año natural, el plazo termina en julio del año siguiente, así que el 200 del ejercicio 2025 se presentaba este verano. Una sociedad sin ingresos que solo soportó 2.000 euros de gastos (gestoría, tasas, comisiones bancarias) presenta un 200 con resultado negativo. Esa presentación no es un trámite vacío: deja constancia de las pérdidas, que en su caso podrían compensarse con beneficios de ejercicios futuros dentro de los límites legales.

Cuentas anuales. Los administradores deben formularlas en un máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio. La junta general debe aprobarlas en los seis meses siguientes al cierre. Después hay que depositarlas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación. Que no haya actividad no exime de esto: se depositan unas cuentas con movimientos mínimos, pero se depositan.

Libros y obligaciones periódicas. Hay que mantener la contabilidad y el libro de actas, y legalizar los libros en el Registro Mercantil. Además, mientras la sociedad conste de alta en el censo, pueden seguir vivas otras declaraciones, como las periódicas de IVA (que se presentan también sin operaciones) o las de retenciones si hubo pagos sujetos. Lo que corresponde a cada caso depende de lo que figure en el censo, y conviene revisarlo antes de dar nada por cancelado.

Riesgos de dejarla morir

Abandonar una sociedad sin disolverla no la hace desaparecer, solo acumula problemas:

Por un lado, las sanciones y recargos por presentar fuera de plazo o no presentar el 200, que crecen con el tiempo. Por otro, el incumplimiento del depósito de cuentas: la ley prevé multas que parten de un mínimo de 1.200 euros, y además el Registro Mercantil puede cerrar la hoja registral, de modo que no inscribirá nada (ni un cambio de administrador, ni una disolución) hasta que se pongan al día los depósitos pendientes. Ponerse al día cuando hay varios ejercicios atrasados sale mucho más caro que haber presentado cada año unas cuentas casi vacías.

También hay un riesgo personal. Los administradores responden si la sociedad incurre en causa de disolución, por ejemplo por pérdidas que dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, y no convocan a la junta ni actúan en el plazo legal. En ese caso pueden responder con su patrimonio de las deudas posteriores. Y si la falta de declaraciones se prolonga, la Administración puede llegar a revocar el NIF de la entidad, lo que bloquea operar con bancos, clientes y proveedores.

Cómo disolver bien una sociedad

Si ya no tiene sentido mantenerla, lo correcto es cerrarla con un procedimiento ordenado:

1) Acuerdo de disolución en junta general y nombramiento de liquidadores (a menudo, los propios administradores). 2) Escritura pública e inscripción de la disolución en el Registro Mercantil. 3) Liquidación: cobrar lo pendiente, pagar las deudas y elaborar el balance final, con la propuesta de reparto del remanente entre los socios, si lo hay. 4) Escritura de extinción y cancelación de los asientos registrales. 5) Baja en el censo mediante el modelo 036, una vez extinguida. 6) Presentación del último Modelo 200 y de las declaraciones que correspondan hasta ese momento.

Dos detalles prácticos. Primero, los tributos y cuentas de los ejercicios anteriores deben estar al día antes de cerrar, porque el Registro exigirá los depósitos pendientes. Segundo, la documentación contable debe conservarse durante seis años después de la extinción, según el Código de Comercio. Y si la sociedad tiene deudas o bienes, o los socios quieren aprovechar sus pérdidas o reservas, conviene estudiar cada caso antes de decidir, porque la forma de liquidar cambia el resultado fiscal.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pymes en todo este recorrido, desde poner al día los ejercicios atrasados de una sociedad parada hasta tramitar su disolución sin sorpresas. Si tu empresa está en pausa y no sabes qué te falta por presentar, un repaso del censo y de los ejercicios pendientes suele ser el primer paso para decidir con seguridad si mantenerla o cerrarla.