Kilometraje, dietas y comidas: qué puede pagar la empresa sin que sea salario

Pagar los desplazamientos, las comidas o el alojamiento de un empleado es habitual en cualquier pyme. La duda es cómo hacerlo sin que Hacienda lo trate como sueldo, con su retención de IRPF y sus cotizaciones a la Seguridad Social. La clave está en distinguir entre gastos de locomoción y dietas (que pueden quedar exentos) y retribuciones en especie como la comida (con reglas propias).

Kilometraje: cuánto puede cobrar el trabajador sin tributar

Cuando el trabajador usa su propio vehículo para un desplazamiento por cuenta de la empresa, el Reglamento del IRPF permite abonarle una cantidad por kilómetro exenta. El límite general es de 0,26 euros por kilómetro, importe que conviene comprobar por si se actualiza. A esa cifra se suman, también exentos, los peajes y aparcamientos si están justificados con su ticket o factura.

Para que la exención funcione, el desplazamiento debe hacerse fuera del centro de trabajo habitual y normalmente a otro municipio. Ir cada día de casa a la oficina no cuenta. Ejemplo con números redondos: un comercial hace 300 km en un día de visitas. A 0,26 €/km, la empresa puede pagarle 78 € exentos. Si le pagara 0,40 €/km (120 €), los 42 € de exceso serían salario.

Ojo: la exención se aplica a lo que cobra un empleado. Si eres autónomo y usas tu propio coche, no puedes deducirte 0,26 €/km sin más: tributas por los gastos reales del vehículo y solo en la parte en que esté afecto a la actividad.

Dietas: manutención y alojamiento

Las dietas compensan la comida y el alojamiento cuando el trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo y de su residencia. Están exentas hasta unos límites diarios de manutención que fija el Reglamento del IRPF y que distinguen tres variables:

• Si el viaje es por España o al extranjero (el extranjero tiene un límite más alto).
• Si hay pernocta o no (con pernocta el límite es aproximadamente el doble).
• Si el gasto de alojamiento se justifica: en ese caso queda exento por su importe real, sin tope.

Como orden de magnitud, en desplazamientos por España sin pernocta el límite ronda los 27 € diarios y con pernocta los 53 €. Consulta siempre las cifras vigentes antes de fijar la política de la empresa. Además, el desplazamiento debe tener una duración mínima en el día y estar vinculado a un trabajo real en otro municipio. Si la empresa paga más que el límite, solo el exceso se considera retribución dineraria.

Un caso frecuente: un empleado viaja a otra ciudad y duerme una noche. La empresa paga el hotel (300 €, justificados) y le abona 53 € de manutención. Todo queda exento. Si le diera 80 €, tributarían 27 €.

Comida diaria: vales, tarjetas y comedor

La comida en el día a día, sin desplazamiento, funciona distinto. Si la empresa ofrece comedor propio o vales y tarjetas de comida, se considera retribución en especie, pero está exenta hasta 11 euros diarios siempre que se den ciertas condiciones: solo días efectivamente trabajados, uso en establecimientos de restauración y nada de canjear el vale por dinero ni acumularlo. Lo que supere ese importe diario sí tributa.

Justificación documental: lo que te pedirán en una inspección

Sin papeles, la exención se cae. Guarda siempre:

• Un registro del desplazamiento: fecha, origen, destino, motivo y kilómetros (en el caso del kilometraje).
• Las facturas completas (no solo tickets simplificados) de hotel, peajes y aparcamiento.
• Un documento interno que recoja la política de dietas y su importe, firmado o comunicado al empleado.
• La prueba de pago por medios electrónicos siempre que sea posible.

Los errores más comunes son pagar una cantidad fija mensual «por gastos» sin justificar desplazamientos, incluir el trayecto casa-trabajo o no separar en nómina la parte exenta de la sujeta. Todo ello puede acabar en regularizaciones de retenciones y cotizaciones.

En Zythos Business ayudamos a autónomos y pymes a diseñar una política de gastos clara, a reflejarla correctamente en nómina y contabilidad y a ordenar la documentación para que, si llega una comprobación, cada euro pagado tenga su justificante y su tratamiento fiscal correcto.