Modelo 111 y modelo 190: cómo declarar las retenciones a trabajadores y profesionales sin errores

Cualquier autónomo o empresa que pague nóminas a trabajadores o contrate servicios de profesionales (abogados, asesores, arquitectos, diseñadores…) tiene, casi siempre, una obligación añadida ante Hacienda: retener parte de esa renta e ingresarla trimestralmente mediante el modelo 111, y resumir el año completo en el modelo 190. Son dos caras de la misma obligación, y el error más habitual -y el que más disgustos da en las notificaciones de la Agencia Tributaria- es que ambos no cuadren entre sí. Esta guía repasa quién retiene, qué porcentajes se aplican y cómo comprobar que el 190 anual coincide con la suma de los cuatro trimestres declarados.

¿Quién tiene que presentar el modelo 111?

Están obligados a presentar el modelo 111 los autónomos y las empresas que actúan como «pagadores» y, por tanto, como retenedores de IRPF por cuenta de terceros: quien paga salarios a empleados, quien contrata a un profesional que emite factura con retención, y también quien satisface determinadas rentas como premios, cursos, conferencias o rendimientos de propiedad intelectual. No se presenta el modelo 111 por servicios de otro autónomo que no aplique retención (por ejemplo, quienes tributan en estimación objetiva o determinadas actividades no sujetas), ni por facturas entre empresas cuando no existe una obligación específica de retener. La presentación es trimestral, dentro de los veinte primeros días naturales del mes siguiente al cierre de cada trimestre, salvo el del cuarto trimestre, que se presenta durante el mes de enero. Aunque un trimestre no haya habido retenciones que ingresar, si la empresa tiene trabajadores o profesionales dados de alta, en general sigue existiendo obligación de presentar el modelo, aunque sea con resultado cero.

Tipos de retención: trabajadores, profesionales y administradores

No existe un porcentaje único: cada tipo de perceptor tiene sus reglas. A los trabajadores por cuenta ajena se les retiene un porcentaje variable, calculado según su salario, su situación familiar y personal (hijos, discapacidad, tipo de contrato) conforme al procedimiento general de retenciones del IRPF; no es un tipo fijo, sino el resultado de una fórmula que la empresa (o su gestoría) debe recalcular cuando cambian las circunstancias del trabajador. A los profesionales autónomos que facturan servicios (abogacía, consultoría, formación, arquitectura, etc.) se les aplica, con carácter general, un tipo del 15%, que se reduce al 7% durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, siempre que el profesional no haya ejercido una actividad similar en el año anterior; también existe un tipo reducido para quienes facturan importes bajos y lo solicitan expresamente mediante comunicación al pagador. A los administradores y miembros del consejo de administración se les aplica un tipo más elevado, con una reducción específica cuando la sociedad pagadora tiene un importe neto de la cifra de negocios reducido. El error típico en este bloque es aplicar el 15% «por defecto» a un profesional que sí tiene derecho al 7% reducido, o no actualizarlo cuando pasa a llevar más de tres años de actividad.

El cuadre entre el 111 trimestral y el 190 anual

El modelo 190 es la declaración informativa anual que resume, perceptor por perceptor y clave por clave (trabajo, actividades profesionales, administradores, etc.), todas las retenciones practicadas durante el año. En teoría, la suma de las bases y retenciones declaradas en los cuatro modelos 111 del ejercicio debe coincidir exactamente con lo declarado en el 190. En la práctica, los descuadres surgen por motivos muy concretos: un profesional dado de alta o de baja a mitad de año que se imputa mal en un trimestre, un NIF mal introducido que hace que Hacienda no cruce correctamente los datos con la factura del perceptor, retenciones corregidas mediante complementaria de un trimestre que luego no se traslada al acumulado anual, o simplemente un cambio de gestoría que rompe la continuidad del histórico. Antes de presentar el 190 conviene sumar manualmente los cuatro 111 del año, perceptor por perceptor, y comparar el resultado con el borrador del 190: cualquier diferencia, por pequeña que sea, conviene explicarla antes de presentar, porque Hacienda cruza automáticamente estos datos con las facturas y las nóminas declaradas, y un descuadre suele traducirse en un requerimiento.

En Zythos Business llevamos las retenciones de nuestros clientes con esa misma lógica de cuadre constante: revisamos trimestre a trimestre que lo declarado en el 111 case con las nóminas y las facturas de profesionales antes de presentar, para que el 190 de enero sea un simple resumen y no una sorpresa. Si eres autónomo o pyme y quieres dejar de perseguir descuadres en enero, podemos encargarnos de que tus retenciones estén bien calculadas y cuadradas desde el primer trimestre.