Rimborso chilometrico, diarie e pasti: cosa può pagare l’azienda senza che sia retribuzione

Pagare gli spostamenti, i pasti o l’alloggio di un dipendente è prassi comune in qualsiasi PMI. Il dubbio è come farlo senza che il Fisco lo tratti come stipendio, con la relativa ritenuta IRPF e i contributi previdenziali. La chiave sta nel distinguere tra spese di trasferta e diarie (che possono restare esenti) e retribuzioni in natura come il pasto (con regole proprie).

Rimborso chilometrico: quanto può percepire il lavoratore senza tassazione

Quando il lavoratore usa il proprio veicolo per uno spostamento per conto dell’azienda, il Regolamento dell’IRPF consente di corrispondergli un importo per chilometro esente. Il limite generale è di 0,26 euro per chilometro, importo da verificare in caso di aggiornamento. A tale cifra si aggiungono, anch’essi esenti, i pedaggi e i parcheggi se documentati con il relativo scontrino o fattura.

Perché l’esenzione operi, lo spostamento deve avvenire fuori dalla sede di lavoro abituale e, normalmente, in un altro comune. Andare ogni giorno da casa all’ufficio non conta. Esempio con numeri tondi: un agente commerciale percorre 300 km in una giornata di visite. A 0,26 €/km, l’azienda può corrispondergli 78 € esenti. Se gli pagasse 0,40 €/km (120 €), i 42 € di eccedenza sarebbero retribuzione.

Attenzione: l’esenzione si applica a quanto percepisce un dipendente. Se sei un lavoratore autonomo e usi la tua auto, non puoi dedurre 0,26 €/km senza altre condizioni: sei tassato in base alle spese effettive del veicolo e solo nella misura in cui sia destinato all’attività.

Diarie: vitto e alloggio

Le diarie compensano il vitto e l’alloggio quando il lavoratore si sposta fuori dal suo abituale luogo di lavoro e dalla sua residenza. Sono esenti fino a determinati limiti giornalieri per il vitto fissati dal Regolamento dell’IRPF, che distinguono tre variabili:

• Se il viaggio è in Spagna o all’estero (l’estero ha un limite più alto).
• Se c’è pernottamento o meno (con pernottamento il limite è circa il doppio).
• Se la spesa di alloggio è documentata: in tal caso è esente per il suo importo reale, senza massimale.

Come ordine di grandezza, negli spostamenti in Spagna senza pernottamento il limite si aggira sui 27 € al giorno e con pernottamento sui 53 €. Consulta sempre le cifre vigenti prima di definire la policy aziendale. Inoltre, la trasferta deve avere una durata minima nella giornata ed essere legata a un lavoro effettivo in un altro comune. Se l’azienda paga più del limite, solo l’eccedenza è considerata retribuzione in denaro.

Un caso frequente: un dipendente viaggia in un’altra città e pernotta una notte. L’azienda paga l’hotel (300 €, documentati) e gli corrisponde 53 € per il vitto. Tutto resta esente. Se gliene desse 80, sarebbero tassati 27 €.

Pasto quotidiano: buoni, carte e mensa

Il pasto nella vita lavorativa di tutti i giorni, senza trasferta, funziona in modo diverso. Se l’azienda offre una mensa propria o buoni e carte pasto, si considera retribuzione in natura, ma è esente fino a 11 euro al giorno purché ricorrano determinate condizioni: solo giorni effettivamente lavorati, utilizzo presso esercizi di ristorazione e nessuna possibilità di convertire il buono in denaro né di accumularlo. Ciò che supera tale importo giornaliero è invece tassato.

Documentazione giustificativa: cosa ti chiederanno in un controllo

Senza documenti, l’esenzione cade. Conserva sempre:

• Un registro dello spostamento: data, origine, destinazione, motivo e chilometri (nel caso del rimborso chilometrico).
• Le fatture complete (non solo scontrini semplificati) di hotel, pedaggi e parcheggi.
• Un documento interno che riporti la policy sulle diarie e il relativo importo, firmato o comunicato al dipendente.
• La prova di pagamento con mezzi elettronici ogniqualvolta possibile.

Gli errori più comuni sono pagare un importo fisso mensile «per spese» senza giustificare gli spostamenti, includere il tragitto casa-lavoro o non separare in busta paga la parte esente da quella imponibile. Tutto ciò può sfociare in rettifiche di ritenute e contributi.

In Zythos Business assistiamo lavoratori autonomi e PMI nel definire una policy di spese chiara, nel riflettterla correttamente in busta paga e in contabilità e nel mettere in ordine la documentazione affinché, in caso di controllo, ogni euro pagato abbia il suo giustificativo e il corretto trattamento fiscale.