Contratar al primer empleado: cuánto cuesta realmente una nómina para la empresa

Contratar al primer trabajador es uno de los pasos que más dudas genera entre autónomos y pequeñas empresas: la pregunta que más se repite es «¿cuánto me va a costar realmente?». La respuesta nunca es el sueldo que se pacta con la persona, sino una cifra bastante más alta. Entender la diferencia entre salario bruto, salario neto y coste empresa es el primer paso para no llevarse una sorpresa cuando llegue el primer recibo de cotizaciones a la Seguridad Social.

Bruto, neto y coste empresa: tres cifras distintas

El salario bruto es el que aparece en el contrato: es la referencia que se negocia con el candidato. El salario neto es lo que el trabajador recibe realmente en su cuenta, una vez descontadas su parte de cotización a la Seguridad Social (a cargo del empleado) y la retención de IRPF, que varía según sus circunstancias personales y familiares. El coste empresa, en cambio, es lo que la compañía paga en total por ese puesto: el salario bruto más las cotizaciones sociales que corresponden al empleador. Es habitual que el coste empresa supere en más de un 30% al bruto pactado, así que conviene calcularlo desde el primer día para no descuadrar la previsión de tesorería.

Por ejemplo, si se pacta un bruto mensual de 1.500 euros, el trabajador puede recibir en torno a 1.250-1.300 euros netos, mientras que la empresa desembolsa cerca de 1.950-2.000 euros contando la Seguridad Social a su cargo. Son cifras orientativas: el porcentaje exacto depende del convenio, la actividad y la situación personal del trabajador.

La cotización empresarial: el porcentaje que casi nadie explica

La parte de Seguridad Social que paga la empresa por cada trabajador en régimen general suma varios conceptos: contingencias comunes (el bloque más grande), desempleo, formación profesional, FOGASA (Fondo de Garantía Salarial) y accidentes de trabajo y enfermedad profesional, este último variable según la actividad. Sumados, suelen rondar en torno al 30-31% del salario bruto, aunque la cifra exacta oscila según el tipo de contrato y el epígrafe de cotización por accidentes. Este es el porcentaje que casi siempre se olvida al calcular si un negocio puede permitirse un nuevo empleado, y el motivo por el que conviene pedir siempre el coste empresa completo antes de firmar, no solo el bruto.

Bonificaciones y obligaciones al dar de alta al primer trabajador

Contratar al primer empleado puede llevar aparejadas bonificaciones en la cuota empresarial a la Seguridad Social, especialmente en contratos indefinidos o cuando el trabajador pertenece a colectivos con incentivos específicos (jóvenes, mayores de 45 años, mujeres, personas con discapacidad, entre otros). Estas reducciones pueden suponer un ahorro relevante durante el primer año o los dos primeros, pero los requisitos y porcentajes cambian con cierta frecuencia, así que conviene comprobar en cada caso concreto qué bonificación aplica antes de dar por hecho ese ahorro en la previsión de costes.

Además del alta en Seguridad Social y la comunicación del contrato al SEPE, contratar trae obligaciones fiscales recurrentes que no desaparecen mientras haya nómina: la empresa debe declarar e ingresar trimestralmente las retenciones de IRPF practicadas al trabajador mediante el modelo 111, y presentar cada enero el modelo 190, el resumen anual de esas retenciones que identifica a cada perceptor. A esto se suman el alta como empleador retenedor en Hacienda si aún no se estaba dado de alta, el registro diario de la jornada laboral y, según la actividad, la evaluación de riesgos laborales. Ninguna de estas obligaciones es opcional ni se pospone: los plazos de presentación son fijos y los errores u olvidos generan recargos.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pymes justo en este momento clave: calculamos el coste empresa real antes de contratar, revisamos qué bonificaciones aplican al caso concreto y nos encargamos de que las nóminas, los seguros sociales y los modelos 111 y 190 se presenten en plazo y sin errores, para que el foco del empresario esté en el negocio y no en el papeleo.