Assumere il primo dipendente: quanto costa davvero una busta paga per l’azienda

Assumere il primo dipendente è uno dei passaggi che genera più dubbi tra liberi professionisti e piccole imprese: la domanda che ricorre più spesso è “quanto mi costerà davvero?”. La risposta non coincide mai con lo stipendio concordato con la persona, ma è una cifra decisamente più alta. Capire la differenza tra retribuzione lorda, retribuzione netta e costo aziendale è il primo passo per non trovarsi spiazzati quando arriva il primo versamento dei contributi previdenziali.

Lordo, netto e costo aziendale: tre cifre diverse

La retribuzione lorda è quella che compare nel contratto: è il riferimento su cui si tratta con il candidato. La retribuzione netta è ciò che il lavoratore riceve effettivamente sul conto, una volta dedotta la sua quota di contributi previdenziali (a carico del dipendente) e la ritenuta fiscale, che varia in base alla sua situazione personale e familiare. Il costo aziendale, invece, è ciò che l’impresa paga complessivamente per quella posizione: la retribuzione lorda più i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro. È frequente che il costo aziendale superi di oltre il 30% il lordo pattuito, quindi conviene calcolarlo fin dal primo giorno per non sballare le previsioni di cassa.

Ad esempio, se si concorda un lordo mensile di 1.500 euro, il lavoratore può ricevere circa 1.250-1.300 euro netti, mentre l’azienda sborsa intorno ai 1.950-2.000 euro considerando i contributi a proprio carico. Sono cifre indicative: la percentuale esatta dipende dal contratto collettivo, dal settore di attività e dalla situazione personale del lavoratore.

I contributi a carico del datore di lavoro: la percentuale che quasi nessuno spiega

La quota previdenziale a carico dell’azienda per ogni dipendente somma diverse voci: previdenza generale (la componente più consistente), disoccupazione, formazione professionale, fondo di garanzia per i crediti da lavoro e assicurazione infortuni e malattie professionali, quest’ultima variabile in base al settore. Nel complesso, si aggirano di solito intorno al 30-31% della retribuzione lorda, anche se la cifra esatta oscilla in base al tipo di contratto e alla classificazione del rischio infortunistico. Questa è la percentuale che quasi sempre viene dimenticata nel calcolare se un’attività può permettersi un nuovo dipendente, ed è il motivo per cui conviene sempre chiedere il costo aziendale completo prima di firmare, non solo il lordo.

Incentivi e obblighi nell’assumere il primo dipendente

Assumere il primo dipendente può comportare sgravi sulla quota contributiva a carico dell’azienda, in particolare per i contratti a tempo indeterminato o quando il lavoratore appartiene a categorie con incentivi specifici (giovani, over 45, donne, persone con disabilità, tra gli altri). Queste riduzioni possono rappresentare un risparmio rilevante durante il primo anno o i primi due, ma requisiti e percentuali cambiano con una certa frequenza, quindi conviene verificare caso per caso quale incentivo si applica prima di darlo per scontato nella previsione dei costi.

Oltre all’iscrizione previdenziale e alla comunicazione obbligatoria dell’assunzione, assumere comporta obblighi fiscali ricorrenti che non scompaiono finché c’è una busta paga da pagare: l’azienda deve dichiarare e versare periodicamente le ritenute fiscali operate sul lavoratore, e presentare ogni anno la certificazione unica e il relativo modello riepilogativo delle ritenute, che identifica ciascun percipiente. A questo si aggiungono l’apertura della posizione di sostituto d’imposta se non si era già registrati, la registrazione giornaliera dell’orario di lavoro e, in base all’attività, la valutazione dei rischi sul lavoro. Nessuno di questi obblighi è facoltativo né rinviabile: le scadenze di presentazione sono fisse e errori o dimenticanze generano sanzioni.

In Zythos Business affianchiamo liberi professionisti e PMI proprio in questo momento chiave: calcoliamo il costo aziendale reale prima di assumere, verifichiamo quali incentivi si applicano al caso concreto e ci occupiamo che buste paga, contributi previdenziali e adempimenti fiscali periodici vengano presentati nei termini e senza errori, così che l’imprenditore possa concentrarsi sull’attività e non sulla burocrazia.