Contabilità semplificata vs regime forfettario: quale regime IRPEF conviene alla tua attività

Chi apre una partita IVA si trova, prima o poi, davanti alla stessa domanda: regime ordinario o regime forfettario? La risposta condiziona il modo in cui si calcolano le imposte, quali adempimenti formali vanno rispettati e, in molti casi, quanto si versa al fisco ogni anno. Non è una scelta libera in tutti i casi — dipende dall’attività svolta e da alcuni limiti di fatturato — ma conoscere bene entrambi i regimi permette di prendere la decisione giusta fin dal primo giorno o, se si è già operativi, di capire quando conviene cambiare.

Regime ordinario: tassazione sull’utile reale

Nel regime ordinario le imposte si calcolano sull’utile reale dell’attività: ricavi meno costi deducibili documentati. È il regime generale e l’unico disponibile per la grande maggioranza dei professionisti (avvocati, consulenti, designer, medici, informatici…), esclusi dal forfettario per il tipo di attività svolta, a prescindere dal fatturato.

All’interno della contabilità ordinaria esistono due modalità. La contabilità ordinaria vera e propria, obbligatoria superata una certa soglia di fatturato annuo, richiede la tenuta dei libri previsti dal Codice Civile (libro giornale, libro degli inventari, bilancio) se l’attività è d’impresa, oppure i registri di incassi, spese, beni strumentali e movimenti finanziari se si tratta di attività professionale. La contabilità semplificata, applicabile sotto quella soglia salvo opzione espressa per l’ordinaria, mantiene lo stesso schema di ricavi meno costi ma con adempimenti contabili più leggeri e consente di dedurre determinate spese di difficile documentazione tramite una percentuale forfettaria sul reddito netto.

Il vantaggio del regime ordinario è che riflette fedelmente quanto si guadagna realmente: se l’attività ha un trimestre negativo, si pagano meno imposte. Lo svantaggio è il carico amministrativo — bisogna conservare e registrare ogni fattura, ogni spesa, ogni giustificativo — e che negli anni molto positivi l’imposta dovuta può risultare più alta rispetto al forfettario.

Regime forfettario: tassazione su coefficienti e parametri oggettivi

Il regime forfettario calcola il reddito imponibile applicando un coefficiente di redditività prestabilito in base al codice ATECO dell’attività svolta sul fatturato dichiarato, a prescindere dall’utile realmente conseguito. In altre parole: l’imposta dovuta dipende dal fatturato e dal coefficiente applicabile, non dalle spese effettivamente sostenute, entro determinati limiti.

Possono accedere al forfettario solo i soggetti che rispettano i requisiti fissati dalla normativa, in primo luogo un limite annuo di ricavi o compensi (attualmente 85.000 euro, salvo modifiche di legge) valido per la generalità delle attività, indipendentemente dal settore. Oltre al limite di fatturato, vanno rispettate le cause di esclusione previste — tra cui il possesso di partecipazioni in società di persone o srl trasparenti, o redditi da lavoro dipendente superiori a una certa soglia — motivo per cui conviene sempre verificare i requisiti aggiornati per l’anno in corso prima di prendere una decisione, dato che la normativa può variare da un anno all’altro. È inoltre previsto un limite specifico legato al superamento del quale, nel corso dell’anno, il regime cessa di avere effetto già dall’anno stesso: attualmente fissato a 100.000 euro di ricavi o compensi.

Il vantaggio del forfettario è la semplicità — non serve registrare spesa per spesa — e, per attività con margini alti e pochi costi reali, può risultare più conveniente del regime ordinario. Il rischio è l’opposto: se l’attività va male, si continua comunque a versare in base al coefficiente applicato, non in base a quanto realmente guadagnato.

Quando conviene cambiare regime

Il passaggio dal regime ordinario al forfettario (o viceversa) si effettua tramite la relativa comunicazione all’Agenzia delle Entrate, generalmente in sede di apertura della partita IVA o all’inizio del periodo d’imposta in cui deve avere effetto. Conviene rivedere la propria situazione ogni anno, soprattutto in questi casi: quando il fatturato si avvicina ai limiti del forfettario (l’uscita dal regime può essere obbligatoria, non facoltativa); quando l’attività inizia ad avere costi elevati e reali che nel forfettario non sono deducibili; quando si assume personale o si modificano gli asset dell’attività, alterando la convenienza del regime; oppure quando si comincia a fatturare prevalentemente ad altre imprese, il che può incidere sulla scelta più conveniente tra i due regimi.

Una volta usciti dal forfettario per superamento dei limiti, va tenuto presente che il rientro non è sempre immediato o automatico: la convenienza va valutata con proiezioni di almeno due esercizi, non limitandosi a guardare il trimestre in corso.

In Zythos Business affianchiamo liberi professionisti e piccole imprese proprio in questo tipo di decisioni: analizziamo l’attività, i margini reali e l’evoluzione prevedibile del business per stabilire quale regime fiscale conviene in ogni momento, e ci occupiamo della comunicazione all’Agenzia delle Entrate e di tutti gli adempimenti fiscali che derivano dal cambio, affinché la scelta si basi su numeri concreti e non su supposizioni.